Wyzwanie: zmiana miasta 3 tygodnie przed eventem
Duża firma technologiczna planowała konferencję produktową na 500 osób w Krakowie. Trzy tygodnie przed terminem — zmiana planów. Event ma się odbyć w Warszawie. Sala w Krakowie opłacona, ale decyzja zarządu jest ostateczna.
Dzień 1-3: poszukiwanie sali
Przez meetplace.pl przefiltrowaliśmy 47 obiektów w Warszawie z pojemnością 500+ osób w układzie teatralnym. Po odrzuceniu niedostępnych terminów — zostało 6 opcji. Wizytacja 3 najlepszych, decyzja w 48h.
Dzień 4-7: technika i catering
Równolegle briefy do 4 dostawców techniki (ekran LED 6x3m, nagłośnienie, oświetlenie, streaming) i 3 cateringów (lunch bufet + przerwy kawowe). Dzięki platformie meetplace — odpowiedzi w ciągu dnia.
Dzień 8-14: logistyka
Transport materiałów z Krakowa, zakwaterowanie dla 120 gości z zagranicy, parking VIP, ochrona, hostessy. Koordynacja 7 dostawców jednocześnie.
Dzień 15-21: montaż i event
Montaż dzień przed, próba generalna rano. Event przebiegł bez zakłóceń. NPS uczestników: 87 (vs 72 rok wcześniej w planowanym obiekcie).
Wnioski
Kluczowe czynniki sukcesu: centralna platforma do komunikacji z dostawcami, szybka decyzja (max 48h na każdym etapie), sprawdzeni partnerzy z weryfikowanymi opiniami.