Aneks: zmiana terminu lub liczby uczestników — wzór
Gotowy wzór aneksu do umowy z obiektem eventowym, gdy zmienia się termin wydarzenia lub liczba uczestników. Dokument reguluje wpływ zmiany na cenę i potwierdza, że pozostałe warunki umowy głównej obowiązują bez zmian.
§1. Strony i podstawa aneksu
Niniejszy aneks nr [NUMER ANEKSU] (dalej: "Aneks") zawarto w dniu [DATA] w [MIEJSCOWOŚĆ] pomiędzy: [NAZWA OBIEKTU / SPÓŁKI], z siedzibą w [ADRES], NIP: [NIP], reprezentowaną przez [IMIĘ I NAZWISKO, STANOWISKO], zwaną dalej "Wykonawcą" lub "Obiektem", a [NAZWA FIRMY ORGANIZATORA], z siedzibą w [ADRES], NIP: [NIP], reprezentowaną przez [IMIĘ I NAZWISKO, STANOWISKO], zwaną dalej "Zamawiającym", zwanymi dalej łącznie "Stronami". Aneks sporządza się do umowy nr [NUMER UMOWY] z dnia [DATA UMOWY PIERWOTNEJ] na organizację wydarzenia pod nazwą [NAZWA WYDARZENIA] (dalej: "Umowa"). Aneks stanowi integralną część Umowy.
§2. Przedmiot aneksu
Strony zgodnie postanawiają zmienić treść Umowy w zakresie wskazanym poniżej, w związku z [PRZYCZYNA ZMIANY, np.: koniecznością przesunięcia terminu przez Zamawiającego / zmianą skali wydarzenia / okolicznościami niezależnymi od Stron — ___]. Zmiana dotyczy (zaznaczyć właściwe): - terminu realizacji wydarzenia, - liczby uczestników, - terminu i liczby uczestników łącznie.
§3. Zmiana terminu wydarzenia
1. Strony zgodnie zmieniają termin realizacji wydarzenia określony w § [NUMER PARAGRAFU UMOWY] Umowy. 2. Dotychczasowy termin: [PIERWOTNA DATA WYDARZENIA], godz. [GODZINY]. 3. Nowy termin: [NOWA DATA WYDARZENIA], godz. [GODZINY]. 4. Wykonawca potwierdza dostępność obiektu/sali [NAZWA SALI] w nowym terminie oraz zobowiązuje się do realizacji świadczeń objętych Umową w zakresie i standardzie tożsamym z ustalonym pierwotnie, chyba że Strony postanowią inaczej w § 5 niniejszego Aneksu. 5. Zmiana terminu nie powoduje odnowienia (nowacji) zobowiązania — Umowa w pozostałym zakresie obowiązuje bez zmian, a wszelkie ustalenia poczynione do dnia podpisania Aneksu (program, rider techniczny, ustalenia cateringowe) pozostają wiążące, o ile Strony nie postanowią inaczej.
§4. Zmiana liczby uczestników
1. Strony zgodnie zmieniają liczbę uczestników wydarzenia określoną w § [NUMER PARAGRAFU UMOWY] Umowy. 2. Dotychczasowa liczba uczestników (gwarantowana): [LICZBA] osób. 3. Nowa liczba uczestników (gwarantowana): [LICZBA] osób. 4. Zamawiający zobowiązuje się do przekazania Wykonawcy ostatecznej listy uczestników / ostatecznego potwierdzenia liczby osób (final guarantee) nie później niż na [LICZBA] dni roboczych przed terminem wydarzenia, zgodnie z zasadami określonymi w Umowie. 5. W przypadku zmniejszenia liczby uczestników poniżej progu minimalnego wskazanego w Umowie, zastosowanie mają postanowienia Umowy dotyczące minimalnej gwarantowanej liczby osób oraz związanych z tym rozliczeń.
§5. Wpływ zmian na wynagrodzenie
1. W związku ze zmianami określonymi w § 3 i/lub § 4 niniejszego Aneksu, wynagrodzenie Wykonawcy ulega zmianie w następujący sposób: a) dotychczasowe wynagrodzenie: [KWOTA] zł netto ([KWOTA] zł brutto), b) nowe wynagrodzenie: [KWOTA] zł netto ([KWOTA] zł brutto), c) różnica do dopłaty przez Zamawiającego / do zwrotu przez Wykonawcę*: [KWOTA] zł, płatna w terminie [LICZBA] dni od podpisania Aneksu, na rachunek bankowy wskazany w Umowie / na podstawie faktury korygującej nr [___]. *niepotrzebne skreślić 2. Jeżeli zmiana terminu wiąże się ze zmianą sezonu/dnia tygodnia objętego innym cennikiem Wykonawcy (np. przejście z terminu w tygodniu na weekend), różnica wynikająca z cennika zostaje doliczona/odliczona zgodnie z ust. 1. 3. Zaliczka/zadatek wpłacony przez Zamawiającego na poczet Umowy w kwocie [KWOTA] zł zostaje zaliczony na poczet wynagrodzenia w nowej wysokości i nie podlega zwrotowi ani ponownej wpłacie, chyba że różnica wskazana w ust. 1 lit. c stanowi inaczej.
§6. Skutki dla innych postanowień umowy
1. Strony potwierdzają, że zmiana terminu i/lub liczby uczestników nie stanowi podstawy do naliczenia kar umownych, o których mowa w § [NUMER PARAGRAFU UMOWY] Umowy, pod warunkiem zawarcia niniejszego Aneksu w terminie nie krótszym niż [LICZBA] dni przed pierwotnym/nowym terminem wydarzenia. 2. W przypadku, gdy zmiana terminu następuje w terminie krótszym niż wskazany w ust. 1, zastosowanie mają zasady odpłatności za zmianę terminu określone w Umowie (jeśli dotyczy) w wysokości [KWOTA / PROCENT] wynagrodzenia. 3. Terminy realizacji świadczeń dodatkowych (np. próba techniczna, degustacja menu, ustalenie scenariusza) ulegają odpowiedniemu przesunięciu i zostaną ustalone przez Strony odrębnie, drogą mailową, w terminie [LICZBA] dni od podpisania Aneksu.
§7. Pozostałe postanowienia umowy bez zmian
1. W zakresie nieobjętym niniejszym Aneksem wszystkie postanowienia Umowy nr [NUMER UMOWY] z dnia [DATA UMOWY PIERWOTNEJ] pozostają w mocy i obowiązują bez zmian, w tym w szczególności postanowienia dotyczące: zakresu świadczeń, warunków płatności pozostałej części wynagrodzenia, zasad odpowiedzialności i kar umownych, ochrony danych osobowych (RODO) oraz zasad odstąpienia od Umowy. 2. Wszelkie oświadczenia, zgody i ustalenia złożone przez Strony przed zawarciem niniejszego Aneksu pozostają skuteczne w zakresie, w jakim nie są sprzeczne z jego treścią.
§8. Postanowienia końcowe
1. Aneks wchodzi w życie z dniem podpisania przez obie Strony. 2. Aneks sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron / w formie elektronicznej z podpisem kwalifikowanym / zaufanym*, zgodnie z ustaleniami Stron. 3. Wszelkie zmiany niniejszego Aneksu wymagają formy pisemnej (lub dokumentowej, np. e-mail z potwierdzeniem obu Stron) pod rygorem nieważności. 4. W sprawach nieuregulowanych Aneksem oraz Umową zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego. *niepotrzebne skreślić Wykonawca: ____________________________ Zamawiający: ____________________________ [IMIĘ I NAZWISKO, PIECZĄTKA] [IMIĘ I NAZWISKO, PIECZĄTKA]
Kluczowe klauzule — co negocjować
Klauzula zmiany terminu z potwierdzeniem dostępności (§3)
Kluczowy zapis to wyraźne potwierdzenie przez obiekt, że sala/przestrzeń jest dostępna w nowym terminie — bez tego aneks jest niewiążący, bo obiekt mógł już sprzedać nowy termin komuś innemu. Warto negocjować, aby aneks był podpisywany dopiero po pisemnym „przytrzymaniu” (hold) nowego terminu przez obiekt, a nie równolegle z jego weryfikacją.
Rozliczenie różnicy w wynagrodzeniu (§5)
To najczęstsze pole sporu — zmiana terminu na weekend/sezon wysoki albo zmiana liczby uczestników (przez cenę per capita cateringu) potrafi znacząco podnieść koszt. Negocjuj, żeby aneks podawał konkretną kwotę różnicy i nowy termin płatności, a nie ogólnikowe „zgodnie z cennikiem” — cennik może się zmienić między umową a aneksem.
Brak kar umownych za zmianę w rozsądnym terminie (§6 ust. 1)
Bez tej klauzuli sama zmiana terminu może być odczytana przez obiekt jako częściowe odstąpienie od umowy pierwotnej i podstawa do kary umownej za rezygnację. Warto wprost zapisać, że zawarcie aneksu w określonym terminie wyprzedzającym wyklucza naliczenie takich kar — to chroni organizatora przed podwójnym obciążeniem.
Minimalna gwarantowana liczba uczestników (§4 ust. 5)
Przy zmianie liczby uczestników w dół obiekty często mają w umowie próg minimalny (guaranteed minimum), poniżej którego rozliczenie następuje i tak jak za próg minimalny — nie proporcjonalnie do faktycznej liczby osób. Aneks powinien jasno wskazywać nowy próg, żeby uniknąć sporu o to, od jakiej liczby osób liczona jest podstawa rozliczenia.
Utrzymanie w mocy pozostałych postanowień (§7)
Zapis potwierdzający, że reszta umowy (kary umowne, RODO, warunki płatności, zakres usług) obowiązuje bez zmian, zapobiega sytuacji, w której druga strona twierdzi, że aneks „unieważnił” całą pierwotną umowę i trzeba negocjować ją od nowa. To klauzula porządkująca, ale często pomijana — jej brak bywa źródłem nieporozumień.
Najczęstsze pytania
Wyślij brief i zbierz porównywalne oferty od obiektów w kilka minut.
Otwórz Kreator Briefu →Materiał pomocniczy, nie stanowi porady prawnej. Przy dużych budżetach skonsultuj umowę z prawnikiem.