Klauzula informacyjna RODO dla uczestników — wzór

1. Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych uczestników wydarzenia pod nazwą [NAZWA WYDARZENIA], organizowanego w dniu/dniach [DATA WYDARZENIA] w obiekcie [NAZWA OBIEKTU / MIASTO], jest [NAZWA FIRMY] z siedzibą w [MIASTO], ul. [ADRES], wpisana do [KRS/CEIDG] pod numerem [NUMER], NIP: [NIP], REGON: [REGON] (dalej: „Administrator” lub „Organizator”). Kontakt z Administratorem możliwy jest: — e-mailem: [EMAIL], — telefonicznie: [TELEFON], — korespondencyjnie na adres siedziby wskazany powyżej. [Jeżeli powołano Inspektora Ochrony Danych:] Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych możliwy jest pod adresem e-mail: [EMAIL IOD]. IOD wyznaczono z uwagi na [skalę przetwarzania / rodzaj danych — uzupełnić lub usunąć, jeśli IOD nie dotyczy].

2. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe uczestnika przetwarzane są w następujących celach: a) rejestracja, weryfikacja zgłoszenia i obsługa uczestnictwa w wydarzeniu (w tym wydanie identyfikatora, biletu, kontrola listy uczestników przy wejściu) — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (wykonanie umowy / działania przed jej zawarciem); b) zapewnienie bezpieczeństwa uczestników i mienia na terenie wydarzenia (kontrola dostępu, monitoring wizyjny obiektu [NAZWA OBIEKTU]) — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora i obiektu); c) rozliczenia księgowe i podatkowe (wystawienie faktury, rachunku) — art. 6 ust. 1 lit. c RODO w zw. z ustawą o rachunkowości i przepisami podatkowymi; d) ustalenie, dochodzenie lub obrona przed roszczeniami związanymi z uczestnictwem w wydarzeniu — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora); e) przesyłanie informacji marketingowych o przyszłych wydarzeniach, ofertach i newsletterze — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda), wyłącznie po zaznaczeniu odrębnej, opcjonalnej zgody; f) utrwalanie i publikacja zdjęć/nagrań z wydarzenia w materiałach promocyjnych i social media — art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda) lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO w zakresie zdjęć o charakterze ogólnym (relacja z eventu, tłum uczestników), zgodnie z art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych.

3. Odbiorcy danych osobowych

Dane osobowe uczestnika mogą być przekazywane następującym kategoriom odbiorców, wyłącznie w zakresie niezbędnym do realizacji wskazanych celów: — podmiot obsługujący platformę rejestracyjną/system biletowy: [NAZWA DOSTAWCY], — obiekt/hotel, w którym odbywa się wydarzenie: [NAZWA OBIEKTU], — firma zapewniająca catering: [NAZWA / OPCJONALNIE], — firma ochroniarska odpowiedzialna za kontrolę dostępu: [NAZWA / OPCJONALNIE], — fotograf/ekipa realizująca nagrania: [NAZWA / OPCJONALNIE], — dostawca usług IT, hostingu i poczty elektronicznej: [NAZWA], — biuro rachunkowe obsługujące Administratora: [NAZWA], — sponsorzy/partnerzy wydarzenia — wyłącznie za odrębną, wyraźną zgodą uczestnika (np. w celu przekazania kontaktu handlowego) i w zakresie tej zgody. Z każdym z powyższych podmiotów przetwarzających Administrator zawarł lub zawrze umowę powierzenia przetwarzania danych, o której mowa w art. 28 RODO. Dane nie są przekazywane do państw trzecich (poza Europejski Obszar Gospodarczy), chyba że w treści konkretnej zgody wskazano inaczej — np. gdy platforma rejestracyjna korzysta z serwerów poza EOG, co odbywa się na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską.

4. Okres przechowywania danych

Dane przetwarzane w celu realizacji uczestnictwa w wydarzeniu przechowywane są przez okres [___] miesięcy od dnia zakończenia wydarzenia, nie dłużej jednak niż przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń. Dane niezbędne do celów księgowo-podatkowych (faktury, rachunki) przechowywane są przez okres wymagany przepisami prawa, tj. co do zasady 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym wystawiono dokument. Dane przetwarzane na podstawie zgody (cele marketingowe, wykorzystanie wizerunku) przechowywane są do czasu jej wycofania, a po wycofaniu — jeszcze przez okres [___] umożliwiający wykazanie rozliczenia się z obowiązku informacyjnego, chyba że przepisy prawa wymagają dłuższego okresu przechowywania. Zapisy z monitoringu wizyjnego przechowywane są przez okres [14/30] dni, chyba że nagranie stanowi dowód w postępowaniu, w którym to przypadku okres przechowywania ulega przedłużeniu do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

5. Prawa osoby, której dane dotyczą

Uczestnikowi wydarzenia przysługuje prawo do: — dostępu do swoich danych osobowych oraz otrzymania ich kopii, — sprostowania (poprawiania) danych, — usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”), w zakresie przewidzianym przepisami prawa, — ograniczenia przetwarzania danych, — przenoszenia danych — w zakresie, w jakim dane przetwarzane są na podstawie zgody lub umowy i w sposób zautomatyzowany, — wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Administratora), w tym wobec profilowania, — cofnięcia zgody w dowolnym momencie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem, — wniesienia skargi do organu nadzorczego — Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa. W celu realizacji powyższych praw należy skontaktować się z Administratorem na dane wskazane w §1 niniejszej klauzuli.

6. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych w zakresie niezbędnym do rejestracji i uczestnictwa w wydarzeniu (imię, nazwisko, adres e-mail, [inne dane wymagane w formularzu]) jest dobrowolne, lecz niezbędne do wzięcia udziału w wydarzeniu — ich niepodanie uniemożliwia dokonanie rejestracji i wydanie identyfikatora/biletu. Podanie danych w celach marketingowych oraz wyrażenie zgody na wykorzystanie wizerunku (zdjęcia, nagrania) są całkowicie dobrowolne i nie wpływają na możliwość uczestnictwa w wydarzeniu ani na warunki tego uczestnictwa.

7. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji i profilowanie

Dane osobowe uczestników nie będą przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym w formie profilowania, który wywoływałby wobec nich skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływał. [Jeżeli dotyczy:] Administrator może wykorzystywać zautomatyzowane dopasowywanie uczestników w ramach funkcji networkingowej platformy [NAZWA PLATFORMY], np. sugerowanie kontaktów na podstawie deklarowanych zainteresowań branżowych. Funkcja ta ma charakter wyłącznie pomocniczy, nie wywołuje skutków prawnych ani nie wpływa istotnie na sytuację uczestnika, a szczegóły jej działania opisano w regulaminie platformy.

8. Wykorzystanie wizerunku podczas wydarzenia

Wydarzenie może być fotografowane i/lub nagrywane przez Organizatora lub upoważnioną ekipę [NAZWA]. Materiały o charakterze ogólnym (relacja z eventu, ujęcia tłumu, panele dyskusyjne) mogą być publikowane na stronie internetowej, w mediach społecznościowych oraz materiałach promocyjnych Organizatora na podstawie prawnie uzasadnionego interesu (art. 6 ust. 1 lit. f RODO) w zw. z art. 81 ust. 2 pkt 2 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych (wizerunek osoby stanowiącej jedynie szczegół całości, np. zgromadzenia, imprezy). Wykorzystanie zdjęć/nagrań, na których uczestnik jest rozpoznawalny w sposób indywidualny (np. wywiad, portret), wymaga odrębnej, dobrowolnej zgody uczestnika. Sprzeciw wobec utrwalania wizerunku należy zgłosić fotografowi/ekipie realizującej nagrania na miejscu wydarzenia lub Administratorowi na dane wskazane w §1.