NDA — umowa o poufności na event zamknięty — wzór

§1. Strony umowy

Umowa o zachowaniu poufności (dalej: „Umowa” lub „NDA”) zawarta w dniu [DATA] w [MIEJSCOWOŚĆ] pomiędzy: [NAZWA FIRMY ORGANIZATORA], z siedzibą w [MIASTO], ul. [ULICA, NR], NIP: [NIP], wpisaną do [KRS/CEIDG] pod numerem [NUMER], reprezentowaną przez [IMIĘ I NAZWISKO, STANOWISKO], zwaną dalej „Stroną Ujawniającą” lub „Organizatorem”, a [IMIĘ I NAZWISKO / NAZWA FIRMY UCZESTNIKA], zamieszkałym/z siedzibą w [MIASTO], ul. [ULICA, NR], PESEL/NIP: [___], zwanym dalej „Stroną Otrzymującą” lub „Uczestnikiem”, łącznie zwanymi „Stronami”, a odrębnie „Stroną”. Umowa dotyczy wydarzenia pod nazwą [NAZWA EVENTU] (dalej: „Event”), które odbędzie się w dniu [DATA EVENTU] w obiekcie [NAZWA OBIEKTU / LOKALIZACJA], którego celem jest [np. prezentacja nowego produktu przed premierą rynkową / posiedzenie zarządu / spotkanie inwestorskie].

§2. Przedmiot umowy i definicja informacji poufnych

1. Strona Ujawniająca zamierza udostępnić Stronie Otrzymującej w związku z uczestnictwem w Evencie informacje o charakterze poufnym, w tym w szczególności: dane techniczne, handlowe, finansowe, strategiczne i organizacyjne, wygląd i specyfikację prezentowanych produktów lub prototypów, treść prezentacji, materiały graficzne, wideo i dźwiękowe, dane osobowe uczestników, listę gości, plan i scenariusz Eventu, informacje o dostawcach i partnerach biznesowych, a także wszelkie inne informacje przekazane ustnie, pisemnie, elektronicznie lub udostępnione do wglądu w trakcie Eventu (dalej łącznie: „Informacje Poufne”). 2. Za Informacje Poufne uznaje się także informacje, które ze względu na swój charakter lub okoliczności ujawnienia powinny być uznane za poufne, nawet jeśli nie zostały wyraźnie oznaczone jako „poufne” lub „confidential”. W szczególności dotyczy to informacji przekazanych ustnie ze sceny, zaprezentowanych wizualnie (np. prototyp na stole, slajd na ekranie) lub udostępnionych do wglądu bez formy pisemnej. 3. Strona Otrzymująca oświadcza, że zapoznała się z zakresem Informacji Poufnych i zobowiązuje się do ich ochrony na zasadach określonych w niniejszej Umowie.

§3. Zobowiązania Strony Otrzymującej

1. Strona Otrzymująca zobowiązuje się do: a) zachowania w tajemnicy wszystkich Informacji Poufnych i nieujawniania ich osobom trzecim bez uprzedniej pisemnej zgody Strony Ujawniającej; b) wykorzystywania Informacji Poufnych wyłącznie w celu związanym z udziałem w Evencie i niepodejmowania działań sprzecznych z tym celem; c) nieutrwalania przebiegu Eventu w formie zdjęć, nagrań audio, wideo lub relacji na żywo (w tym w mediach społecznościowych) bez pisemnej zgody Organizatora, o której mowa w [ODNIESIENIE / NR ZGODY]; d) niepublikowania, niekopiowania i nieudostępniania jakichkolwiek materiałów otrzymanych w trakcie Eventu bez pisemnej zgody Strony Ujawniającej; e) zapewnienia, że osoby jej towarzyszące (asystenci, pełnomocnicy, tłumacze, kierowcy, ochrona) zostaną poinformowane o obowiązku zachowania poufności i będą go przestrzegać na zasadach analogicznych do niniejszej Umowy — za ich działania i zaniechania Strona Otrzymująca odpowiada jak za własne. 2. Strona Otrzymująca zobowiązuje się do zachowania co najmniej takiego samego stopnia staranności w ochronie Informacji Poufnych, jaki stosuje wobec własnych informacji poufnych, nie mniejszego jednak niż staranność ogólnie wymagana w obrocie profesjonalnym.

§4. Wyłączenia z zakresu poufności

Obowiązek zachowania poufności nie dotyczy informacji, które: a) w dniu ujawnienia były już publicznie znane lub stały się publicznie znane bez naruszenia niniejszej Umowy; b) były już legalnie znane Stronie Otrzymującej przed ich ujawnieniem, co Strona Otrzymująca jest w stanie wykazać w formie dokumentowej; c) zostały uzyskane od osoby trzeciej uprawnionej do ich ujawnienia bez naruszenia jakiegokolwiek zobowiązania do zachowania poufności; d) muszą zostać ujawnione na podstawie bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa, prawomocnego orzeczenia sądu lub decyzji uprawnionego organu — w takim przypadku Strona Otrzymująca zobowiązana jest niezwłocznie poinformować Stronę Ujawniającą o takim żądaniu, o ile nie jest to prawnie zakazane, oraz ujawnić wyłącznie zakres informacji ściśle wymagany przepisami.

§5. Okres obowiązywania i zwrot materiałów

1. Niniejsza Umowa wchodzi w życie z dniem podpisania i obowiązuje przez cały czas trwania Eventu, a obowiązek zachowania poufności utrzymuje się przez okres [24/36/60] miesięcy od dnia zakończenia Eventu, z zastrzeżeniem ust. 2. 2. W odniesieniu do informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, obowiązek zachowania poufności trwa bezterminowo, do momentu utraty przez daną informację statusu tajemnicy przedsiębiorstwa. 3. Na żądanie Strony Ujawniającej, zgłoszone w formie pisemnej lub elektronicznej w terminie [7] dni od zakończenia Eventu, Strona Otrzymująca zobowiązana jest niezwłocznie, nie później niż w terminie [7] dni, zwrócić lub trwale zniszczyć wszelkie nośniki i materiały zawierające Informacje Poufne, w tym kopie cyfrowe, oraz potwierdzić ten fakt pisemnie, chyba że obowiązek ich zachowania wynika z przepisów prawa.

§6. Kary umowne i odpowiedzialność

1. W przypadku naruszenia przez Stronę Otrzymującą obowiązków wynikających z §3 niniejszej Umowy, Strona Otrzymująca zapłaci Stronie Ujawniającej karę umowną w wysokości [KWOTA] zł za każde stwierdzone naruszenie. 2. Strona Ujawniająca zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania przenoszącego wysokość zastrzeżonej kary umownej na zasadach ogólnych określonych w Kodeksie cywilnym, jeżeli rzeczywista szkoda przekroczy wysokość kary umownej. 3. Zapłata kary umownej nie zwalnia Strony Otrzymującej z obowiązku zaniechania dalszych naruszeń oraz z pozostałych zobowiązań wynikających z niniejszej Umowy. 4. W przypadku rażącego lub celowego naruszenia poufności (np. ujawnienie informacji o premierze produktu mediom lub konkurencji przed oficjalną datą), Organizator zastrzega sobie prawo dochodzenia dodatkowo zakazu sądowego (żądania zaniechania naruszeń) na podstawie przepisów o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.

§7. Ochrona danych osobowych (RODO)

1. Administratorem danych osobowych Strony Otrzymującej przetwarzanych w związku z organizacją Eventu i zawarciem niniejszej Umowy jest [NAZWA FIRMY ORGANIZATORA], z siedzibą w [MIASTO], adres: [ADRES], e-mail: [E-MAIL KONTAKTOWY]. 2. Dane osobowe przetwarzane są w celu organizacji Eventu, zapewnienia bezpieczeństwa oraz wykonania niniejszej Umowy — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b oraz lit. f RODO (wykonanie umowy oraz prawnie uzasadniony interes Administratora w postaci ochrony poufnych informacji i bezpieczeństwa Eventu). 3. Dane będą przechowywane przez okres obowiązywania niniejszej Umowy oraz przez okres przedawnienia ewentualnych roszczeń. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz wniesienia sprzeciwu, a także skargi do Prezesa UODO.

§8. Postanowienia końcowe

1. Wszelkie zmiany niniejszej Umowy wymagają formy pisemnej lub elektronicznej (e-mail z potwierdzeniem odbioru) pod rygorem nieważności. 2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. 3. Ewentualne spory wynikające z niniejszej Umowy Strony rozstrzygać będą polubownie, a w przypadku braku porozumienia — właściwy będzie sąd powszechny właściwy dla siedziby Strony Ujawniającej. 4. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron (lub w formie elektronicznej z podpisem kwalifikowanym / zaufanym / osobistym). [PODPIS STRONY UJAWNIAJĄCEJ] [PODPIS STRONY OTRZYMUJĄCEJ] [IMIĘ I NAZWISKO, DATA] [IMIĘ I NAZWISKO, DATA]