Protokół odbioru sali / przekazania obiektu — wzór

1. Dane stron i przedmiotu protokołu

Protokół sporządzony w dniu [DATA] w [MIEJSCOWOŚĆ] pomiędzy: Wynajmującym: [NAZWA FIRMY / OBIEKTU], z siedzibą w [ADRES], NIP: [NIP], reprezentowanym przez: [IMIĘ I NAZWISKO, STANOWISKO], a Najemcą / Organizatorem: [NAZWA FIRMY], z siedzibą w [ADRES], NIP: [NIP], reprezentowanym przez: [IMIĘ I NAZWISKO, STANOWISKO], zwanymi dalej łącznie „Stronami”. Przedmiot protokołu: sala/obiekt [NAZWA SALI], zlokalizowana w [ADRES OBIEKTU, PIĘTRO/SKRZYDŁO], o powierzchni [___] m², wynajmowana na podstawie umowy najmu nr [NUMER UMOWY] z dnia [DATA UMOWY]. Cel wydarzenia: [RODZAJ WYDARZENIA — np. konferencja, gala, szkolenie], planowana liczba uczestników: [___], termin wydarzenia: od [DATA I GODZINA] do [DATA I GODZINA].

2. Rodzaj protokołu

Niniejszy protokół dotyczy (zaznaczyć właściwe): ☐ Odbioru sali PRZED wydarzeniem (protokół wejścia / przekazania) ☐ Zdania sali PO wydarzeniu (protokół wyjścia / zwrotu) W przypadku sporządzania dwóch odrębnych dokumentów zaleca się użycie identycznej numeracji punktów w obu protokołach — ułatwia to bezpośrednie porównanie stanu „przed” i „po” oraz jednoznaczne wskazanie, kto i kiedy odpowiada za ewentualne rozbieżności.

3. Stan techniczny pomieszczenia

Strony stwierdzają następujący stan techniczny sali w chwili sporządzania protokołu: • Podłoga/wykładzina: [BEZ ZASTRZEŻEŃ / OPIS USZKODZEŃ] • Ściany i sufit: [BEZ ZASTRZEŻEŃ / OPIS USZKODZEŃ — zarysowania, zacieki, ubytki] • Drzwi, okna, zamki: [BEZ ZASTRZEŻEŃ / OPIS USZKODZEŃ] • Oświetlenie (sprawność wszystkich punktów świetlnych): [SPRAWNE / NIESPRAWNE — wskazać które] • Klimatyzacja / wentylacja / ogrzewanie: [SPRAWNE / NIESPRAWNE, temperatura w chwili odbioru: [___]°C] • Instalacja elektryczna, ilość i lokalizacja dostępnych gniazd: [___] szt., rozmieszczenie: [OPIS/ZAŁĄCZNIK] • Czystość pomieszczenia i zaplecza: [BEZ ZASTRZEŻEŃ / UWAGI] • Drożność dróg ewakuacyjnych i oznakowanie ppoż.: [BEZ ZASTRZEŻEŃ / UWAGI] Wszelkie uszkodzenia i usterki stwierdzone w chwili odbioru należy szczegółowo opisać, a w miarę możliwości udokumentować fotograficznie — zdjęcia stanowią załącznik nr [___] do protokołu i są integralną częścią dokumentu.

4. Wyposażenie i sprzęt techniczny

Strony potwierdzają przekazanie/zwrot następującego wyposażenia (uzupełnić zgodnie ze stanem faktycznym i ofertą): • Stoły: [___] szt., krzesła: [___] szt. — stan: [___] • Nagłośnienie (mikrofony, kolumny, mikser): [___] szt./komplet — stan: [___] • Projektor / ekran / monitor LED: [___] — stan: [___] • Flipcharty, ekrany prezentacyjne: [___] szt. — stan: [___] • Oświetlenie sceniczne/eventowe: [___] — stan: [___] • Wyposażenie zaplecza gastronomicznego (jeśli dotyczy): [___] • Meble dodatkowe, dekoracje stanowiące własność obiektu: [___] • Klucze / karty dostępu / piloty — liczba przekazanych egzemplarzy: [___] szt. • Inne wyposażenie: [___] Dla każdej pozycji zaleca się wskazanie: liczby, stanu technicznego oraz — przy sprzęcie o wysokiej wartości — numeru seryjnego lub inwentarzowego. Rozbieżność między stanem z protokołu wejścia a wyjścia jest podstawą do rozliczenia braków lub uszkodzeń zgodnie z umową najmu.

5. Liczniki mediów i stany początkowe/końcowe

O ile umowa przewiduje rozliczenie mediów według zużycia, Strony odczytują i wpisują następujące stany liczników: • Licznik energii elektrycznej nr [___], stan na dzień odbioru: [___] kWh, stan na dzień zwrotu: [___] kWh • Licznik wody (jeśli dotyczy) nr [___], stan na dzień odbioru: [___] m³, stan na dzień zwrotu: [___] m³ • Licznik ciepła/gazu (jeśli dotyczy) nr [___]: [___] Odczyty należy wykonywać wspólnie, w obecności przedstawicieli obu Stron, i w miarę możliwości dokumentować fotograficznie (widoczny numer licznika i wskazanie). Rozliczenie różnicy zużycia następuje na zasadach określonych w umowie najmu, o ile umowa nie przewiduje stawki ryczałtowej za media.

6. Uwagi i zastrzeżenia Stron

Najemca zgłasza następujące uwagi/zastrzeżenia do stanu sali w chwili odbioru: [___] Wynajmujący zgłasza następujące uwagi/zastrzeżenia (dotyczy protokołu zwrotu): [___] Brak zgłoszonych uwag w chwili podpisania protokołu oznacza akceptację opisanego w nim stanu przez obie Strony i wyklucza późniejsze roszczenia dotyczące okoliczności, które w chwili odbioru były możliwe do stwierdzenia zwykłą starannością (art. 656 i art. 638 w zw. z art. 656 Kodeksu cywilnego stosowane odpowiednio do najmu, na zasadzie analogii do przepisów o rękojmi przy odbiorze).

7. Szkody, braki i sposób rozliczenia

W przypadku stwierdzenia w protokole zwrotu uszkodzeń, braków w wyposażeniu lub nadmiernego zużycia mediów w stosunku do protokołu wejścia: 1. Wynajmujący sporządza wycenę kosztów naprawy/uzupełnienia braków w terminie [___] dni roboczych od dnia sporządzenia protokołu i przekazuje ją Najemcy w formie [PISEMNEJ / MAILOWEJ] wraz z dokumentacją fotograficzną. 2. Najemca ma prawo zgłosić zastrzeżenia do wyceny w terminie [___] dni od jej otrzymania. 3. Rozliczenie następuje z kaucji/zabezpieczenia wniesionego zgodnie z § [___] umowy najmu, a w przypadku przewyższenia kwoty zabezpieczenia — na podstawie odrębnej noty obciążeniowej płatnej w terminie [___] dni. 4. Za szkody wyrządzone przez podwykonawców i dostawców zewnętrznych Najemcy (catering, technika, dekoratorzy) odpowiada Najemca jak za działania własne.

8. Podpisy Stron

Protokół sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron. Za Wynajmującego: ___________________________ (imię, nazwisko, data, podpis) Za Najemcę/Organizatora: ___________________________ (imię, nazwisko, data, podpis) Załączniki: [LISTA — np. dokumentacja fotograficzna, rzut sali, karta gwarancyjna sprzętu].