Regulamin uczestnictwa w wydarzeniu — wzór

1. Postanowienia ogólne i definicje

1.1. Niniejszy Regulamin określa zasady uczestnictwa w wydarzeniu pod nazwą [NAZWA WYDARZENIA] (dalej: „Wydarzenie”), organizowanym w dniu/dniach [DATA] w [MIEJSCE / NAZWA OBIEKTU, ADRES], zwanym dalej „Miejscem”. 1.2. Organizatorem Wydarzenia jest [NAZWA FIRMY] z siedzibą w [MIASTO], ul. [ADRES], NIP: [NIP], REGON: [REGON], wpisana do [KRS / CEIDG] pod numerem [NUMER], zwana dalej „Organizatorem”. 1.3. Ilekroć w Regulaminie mowa jest o: a) Uczestniku — rozumie się przez to osobę fizyczną, która dokonała rejestracji i opłaciła udział w Wydarzeniu (lub została zgłoszona przez podmiot trzeci — np. pracodawcę); b) Zgłaszającym — podmiot dokonujący rejestracji i/lub płatności w imieniu Uczestnika (np. pracodawca, biuro podróży służbowych); c) Bilecie/Wejściówce — dokument (elektroniczny lub papierowy) potwierdzający prawo wstępu na Wydarzenie; d) Sile wyższej — zdarzenie zewnętrzne, niezależne od Organizatora, którego nie mógł przewidzieć ani mu zapobiec (np. klęska żywiołowa, decyzja władz, stan epidemii, strajk generalny). 1.4. Rejestracja na Wydarzenie jest równoznaczna z akceptacją niniejszego Regulaminu w całości.

2. Rejestracja i warunki uczestnictwa

2.1. Rejestracja odbywa się poprzez formularz dostępny na stronie [ADRES STRONY / URL FORMULARZA] i wymaga podania danych: [IMIĘ I NAZWISKO, ADRES E-MAIL, NAZWA FIRMY, NIP – jeśli dotyczy]. 2.2. Liczba miejsc jest ograniczona do [LICZBA] uczestników. O przyjęciu decyduje kolejność zgłoszeń i potwierdzenie płatności, chyba że Organizator postanowi inaczej. 2.3. Rejestracja zostaje potwierdzona wiadomością e-mail na adres wskazany w formularzu w terminie do [LICZBA] dni roboczych. 2.4. Warunkiem uczestnictwa jest ukończenie [WIEK] lat / posiadanie [WYMAGANE UPRAWNIENIA/KWALIFIKACJE – jeśli dotyczy]. 2.5. Organizator zastrzega sobie prawo do odmowy rejestracji bez podania przyczyny, w szczególności w przypadku wyczerpania limitu miejsc lub niezgodności profilu Uczestnika z charakterem Wydarzenia (dotyczy eventów branżowych B2B).

3. Płatności, ceny i faktury

3.1. Koszt uczestnictwa wynosi [KWOTA] zł netto / brutto za [RODZAJ PAKIETU/BILETU], zgodnie z cennikiem dostępnym na [ADRES STRONY]. 3.2. Płatność następuje w terminie [LICZBA] dni od potwierdzenia rejestracji, przelewem na rachunek bankowy [NUMER RACHUNKU] lub za pośrednictwem systemu płatności online [NAZWA OPERATORA PŁATNOŚCI]. 3.3. Brak wpłaty w wyznaczonym terminie może skutkować anulowaniem rezerwacji bez odrębnego wezwania. 3.4. Faktura VAT zostanie wystawiona w terminie [LICZBA] dni od zaksięgowania płatności i przesłana na adres e-mail wskazany w formularzu, w formie elektronicznej, chyba że Zgłaszający zażąda faktury papierowej. 3.5. Ceny wczesnej rezerwacji (early bird) obowiązują do dnia [DATA] i nie łączą się z innymi rabatami, chyba że Regulamin promocji stanowi inaczej.

4. Rezygnacja, zmiana uczestnika i zwroty

4.1. Uczestnik może zrezygnować z udziału w Wydarzeniu, przesyłając oświadczenie na adres e-mail [ADRES E-MAIL ORGANIZATORA]. 4.2. Zasady zwrotu wpłaconej kwoty: a) rezygnacja do [LICZBA] dni przed Wydarzeniem — zwrot [PROCENT]% wpłaconej kwoty; b) rezygnacja od [LICZBA] do [LICZBA] dni przed Wydarzeniem — zwrot [PROCENT]% wpłaconej kwoty; c) rezygnacja poniżej [LICZBA] dni przed Wydarzeniem — brak zwrotu. 4.3. Zamiast rezygnacji Uczestnik może wskazać inną osobę do udziału w Wydarzeniu, informując Organizatora nie później niż na [LICZBA] dni robocze przed terminem Wydarzenia, bez dodatkowych opłat. 4.4. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany terminu, miejsca, prelegentów lub programu Wydarzenia z przyczyn od siebie niezależnych, o czym poinformuje Uczestników drogą elektroniczną nie później niż [LICZBA] dni przed pierwotnym terminem. 4.5. W przypadku odwołania Wydarzenia przez Organizatora, wpłacone kwoty podlegają zwrotowi w całości w terminie [LICZBA] dni roboczych, chyba że Uczestnik wyrazi zgodę na wykorzystanie wpłaty na poczet kolejnej edycji. 4.6. W przypadku Siły wyższej postanowień pkt 4.5 nie stosuje się w zakresie kosztów już poniesionych i nierefundowalnych przez Organizatora (np. zaliczki dla obiektu, cateringu), o czym Organizator poinformuje Uczestników odrębnie.

5. Obowiązki uczestnika i zasady bezpieczeństwa

5.1. Uczestnik zobowiązuje się do przestrzegania regulaminu obiektu, w którym odbywa się Wydarzenie, oraz poleceń służb porządkowych i pracowników Organizatora. 5.2. Zabrania się wnoszenia na teren Wydarzenia [PRZEDMIOTY ZABRONIONE — np. broń, materiały wybuchowe, środki odurzające], a także zakłócania przebiegu Wydarzenia w jakikolwiek sposób. 5.3. Organizator może odmówić wstępu lub usunąć z terenu Wydarzenia osobę, która narusza Regulamin, jest pod wpływem alkoholu lub innych środków odurzających, lub swoim zachowaniem zagraża bezpieczeństwu innych uczestników — bez prawa do zwrotu opłaty. 5.4. Uczestnik ponosi pełną odpowiedzialność materialną za szkody wyrządzone przez siebie na terenie Miejsca. 5.5. Organizator zapewnia [OPIS ZABEZPIECZEŃ — np. opiekę medyczną, ochronę] w zakresie zgodnym z obowiązującymi przepisami prawa i wymaganiami obiektu.

6. Wizerunek i materiały z Wydarzenia

6.1. Wydarzenie może być fotografowane i rejestrowane (foto/wideo) w celach dokumentacyjnych, promocyjnych i marketingowych Organizatora oraz [PARTNERZY / SPONSORZY]. 6.2. Uczestnik, biorąc udział w Wydarzeniu, wyraża zgodę na nieodpłatne utrwalenie i rozpowszechnianie swojego wizerunku w materiałach, o których mowa w pkt 6.1, w zakresie: strona internetowa Organizatora, media społecznościowe, materiały drukowane [DOPRECYZOWAĆ ZAKRES], przez okres [LICZBA] lat od zakończenia Wydarzenia. 6.3. Uczestnik niewyrażający zgody na utrwalanie wizerunku zobowiązany jest zgłosić ten fakt do rejestracji obsłudze Wydarzenia w formie pisemnej przed jego rozpoczęciem. 6.4. Nagrania z sesji merytorycznych (prelekcji, paneli) stanowią własność Organizatora i mogą zostać udostępnione Uczestnikom po Wydarzeniu na zasadach [OPISAĆ ZASADY — np. dostęp w platformie VOD przez 30 dni].

7. Ochrona danych osobowych (RODO)

7.1. Administratorem danych osobowych Uczestników jest Organizator, tj. [NAZWA FIRMY], dane kontaktowe: [ADRES E-MAIL / TELEFON]. Kontakt do Inspektora Ochrony Danych (jeśli powołany): [E-MAIL IOD]. 7.2. Dane osobowe przetwarzane są w celu: (a) organizacji i realizacji Wydarzenia oraz obsługi zgłoszenia — podstawa art. 6 ust. 1 lit. b RODO; (b) wystawienia faktury i rozliczeń — art. 6 ust. 1 lit. c RODO; (c) marketingu bezpośredniego Organizatora i partnerów, w tym informowania o kolejnych edycjach — art. 6 ust. 1 lit. a lub f RODO (za zgodą lub w ramach prawnie uzasadnionego interesu). 7.3. Dane będą przechowywane przez okres [LICZBA] lat od zakończenia Wydarzenia lub do momentu wycofania zgody / wniesienia sprzeciwu, z zastrzeżeniem okresów wynikających z przepisów podatkowych. 7.4. Odbiorcami danych mogą być: podmioty świadczące usługi IT/hostingowe, operator płatności [NAZWA], obiekt, w którym odbywa się Wydarzenie (w zakresie listy uczestników i wymogów bezpieczeństwa), oraz partnerzy/sponsorzy Wydarzenia — [DOPRECYZOWAĆ, JEŚLI DOTYCZY]. 7.5. Uczestnikowi przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz wniesienia sprzeciwu, a także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. 7.6. Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do udziału w Wydarzeniu — ich niepodanie uniemożliwia rejestrację.

8. Reklamacje i postanowienia końcowe

8.1. Reklamacje dotyczące organizacji i przebiegu Wydarzenia można zgłaszać w formie pisemnej lub elektronicznej na adres [ADRES E-MAIL ORGANIZATORA] w terminie [LICZBA] dni od zakończenia Wydarzenia. 8.2. Reklamacja powinna zawierać: dane Uczestnika, opis zastrzeżeń oraz oczekiwany sposób rozpatrzenia. 8.3. Organizator rozpatruje reklamację w terminie [LICZBA] dni roboczych i informuje Uczestnika o wyniku w formie pisemnej lub elektronicznej. 8.4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za szkody wynikłe z okoliczności leżących po stronie Uczestnika (np. spóźnienie, błędne dane w formularzu) ani za działanie Siły wyższej, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa. 8.5. W sprawach nieuregulowanych Regulaminem zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego oraz właściwe przepisy prawa polskiego. 8.6. Ewentualne spory rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla siedziby Organizatora, z zastrzeżeniem uprawnień konsumenckich wynikających z przepisów bezwzględnie obowiązujących. 8.7. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn (np. zmiana przepisów prawa, zmiana formuły Wydarzenia); zmiany nie naruszają praw nabytych Uczestników, którzy dokonali rejestracji przed ich wejściem w życie. 8.8. Regulamin wchodzi w życie z dniem [DATA] i obowiązuje do zakończenia Wydarzenia.