Umowa najmu terenu na event plenerowy — wzór

§1. Strony umowy i przedmiot najmu

Umowa zawarta w dniu [DATA] w [MIEJSCOWOŚĆ] pomiędzy: [NAZWA FIRMY / IMIĘ I NAZWISKO WYNAJMUJĄCEGO], z siedzibą w [ADRES], NIP [___], reprezentowanym przez [___], zwanym dalej „Wynajmującym”, a [NAZWA FIRMY / IMIĘ I NAZWISKO NAJEMCY], z siedzibą w [ADRES], NIP [___], reprezentowanym przez [___], zwanym dalej „Najemcą”. Wynajmujący oświadcza, że jest właścicielem / użytkownikiem wieczystym / posiada tytuł prawny do nieruchomości położonej w [MIEJSCOWOŚĆ, ULICA], oznaczonej jako działka nr [NUMER DZIAŁKI], o powierzchni [___] m², zwanej dalej „Terenem”, i oddaje ją Najemcy w najem na cele organizacji wydarzenia plenerowego pod nazwą „[NAZWA EVENTU]” (dalej: „Event”), a Najemca teren ten bierze w najem. Szczegółowy zakres udostępnianej powierzchni oraz jej granice określa mapa/plan stanowiący Załącznik nr 1 do umowy.

§2. Okres najmu i harmonogram

Najem obejmuje trzy etapy: (1) montaż — od [DATA GODZINA] do [DATA GODZINA], w tym czasie na Terenie mogą przebywać wyłącznie osoby wskazane przez Najemcę w celu przygotowania infrastruktury (namioty, scena, ogrodzenie, oznakowanie); (2) realizacja Eventu — w dniu [DATA], w godzinach [OD]–[DO], dla przewidywanej liczby uczestników do [LICZBA] osób; (3) demontaż i opróżnienie Terenu — do dnia [DATA GODZINA]. Przekroczenie któregokolwiek z terminów bez pisemnej zgody Wynajmującego skutkuje naliczeniem opłaty dodatkowej w wysokości [KWOTA] zł za każdą rozpoczętą dobę zwłoki. Wynajmujący zobowiązuje się udostępnić Teren najpóźniej na [___] godzin przed rozpoczęciem montażu, w stanie umożliwiającym prowadzenie prac (bez zalegającego śniegu, gruzu, przeszkód uniemożliwiających wjazd).

§3. Czynsz, kaucja i warunki płatności

Za cały okres najmu (montaż, Event, demontaż) Najemca zapłaci Wynajmującemu czynsz w wysokości [KWOTA] zł netto + VAT wg obowiązującej stawki, płatny w następujący sposób: zadatek [___]% w terminie [___] dni od podpisania umowy, pozostała część na podstawie faktury VAT w terminie [___] dni przed rozpoczęciem montażu. Niezależnie od czynszu Najemca wpłaca kaucję zabezpieczającą w wysokości [KWOTA] zł, płatną najpóźniej [___] dni przed rozpoczęciem montażu, na poczet ewentualnych szkód w Terenie, zieleni, nawierzchni lub infrastrukturze. Kaucja podlega zwrotowi w terminie [___] dni roboczych od podpisania protokołu zdawczo-odbiorczego bez zastrzeżeń, pomniejszona o udokumentowane koszty naprawy szkód, jeśli takie wystąpiły. Zwłoka w zapłacie czynszu lub kaucji uprawnia Wynajmującego do odmowy udostępnienia Terenu bez ponoszenia odpowiedzialności za szkody Najemcy z tego wynikające.

§4. Media i infrastruktura techniczna

Wynajmujący udostępnia na Terenie: przyłącze energetyczne o mocy [___] kW / punkt poboru wody w lokalizacji wskazanej na Załączniku nr 1 (niepotrzebne skreślić). Rozliczenie zużycia energii elektrycznej i wody następuje na podstawie [wskazań podlicznika / ryczałtu w wysokości [KWOTA] zł], płatnego wraz z rozliczeniem końcowym. Jeżeli Teren nie posiada własnego przyłącza energetycznego o mocy wystarczającej dla potrzeb Eventu, Najemca we własnym zakresie i na własny koszt zapewnia agregat prądotwórczy spełniający wymogi bezpieczeństwa (w tym przeciwpożarowego), po uprzednim zgłoszeniu Wynajmującemu miejsca jego posadowienia. Najemca odpowiada za zapewnienie przenośnych toalet w liczbie adekwatnej do przewidywanej frekwencji (rekomendacja: 1 kabina na [___] osób) oraz za odbiór nieczystości po Evencie. Ewentualne odprowadzenie ścieków do istniejącej kanalizacji wymaga odrębnej pisemnej zgody Wynajmującego.

§5. Zezwolenia, zgłoszenia i formalności administracyjne

Najemca oświadcza, że we własnym zakresie i na własny koszt uzyska wszelkie wymagane prawem zezwolenia, zgłoszenia i decyzje niezbędne do organizacji Eventu, w szczególności: zgłoszenie/wniosek o zezwolenie na imprezę masową (jeśli przewidywana liczba uczestników i charakter wydarzenia tego wymagają — zgodnie z ustawą o bezpieczeństwie imprez masowych), decyzję na zajęcie pasa drogowego lub zmianę organizacji ruchu (jeśli dotyczy), zgłoszenie do właściwej jednostki Państwowej Straży Pożarnej i Sanepidu, zezwolenie na sprzedaż/podawanie alkoholu (jeśli dotyczy), zgłoszenie emisji hałasu poza dozwolone godziny (jeśli dotyczy) oraz umowę z organizacją zbiorowego zarządzania prawami autorskimi w przypadku odtwarzania muzyki (ZAiKS lub inna właściwa OZZ). Wynajmujący zobowiązuje się udzielić Najemcy niezbędnych pełnomocnictw i dokumentów dotyczących Terenu (np. potwierdzenie tytułu prawnego), koniecznych do skompletowania wniosków, w terminie [___] dni od zgłoszenia takiej potrzeby. Brak uzyskania wymaganych zezwoleń z przyczyn leżących po stronie Najemcy nie zwalnia go z obowiązku zapłaty czynszu.

§6. Zabezpieczenie terenu, ochrona i ubezpieczenie

Najemca zapewnia na własny koszt: fizyczną ochronę Eventu przez licencjonowaną firmę ochroniarską w liczbie adekwatnej do liczby uczestników i charakteru wydarzenia, ogrodzenie i oznakowanie Terenu (w tym wygrodzenie stref niedostępnych dla uczestników, np. zaplecza technicznego, przyłączy), zabezpieczenie przeciwpożarowe zgodne z przepisami (gaśnice, drogi ewakuacyjne, dostęp dla służb ratunkowych) oraz obecność zespołu medycznego, jeżeli wymaga tego skala Eventu. Najemca zobowiązany jest posiadać ważną polisę OC działalności obejmującą organizację imprez plenerowych na sumę gwarancyjną nie niższą niż [KWOTA] zł i przedstawić jej kopię Wynajmującemu najpóźniej [___] dni przed Eventem — brak polisy uprawnia Wynajmującego do odmowy udostępnienia Terenu. Za szkody wyrządzone osobom trzecim w związku z organizacją Eventu odpowiedzialność ponosi wyłącznie Najemca.

§7. Warunki pogodowe i plan B

W przypadku wystąpienia zjawisk atmosferycznych zagrażających bezpieczeństwu uczestników (silny wiatr powyżej [___] km/h, burza, intensywne opady, ekstremalne temperatury) lub ostrzeżeń meteorologicznych II lub III stopnia wydanych przez IMGW dla lokalizacji Terenu, Najemca podejmuje decyzję o: (a) realizacji Eventu w wariancie ograniczonym z wykorzystaniem zabezpieczeń (namioty, zadaszenia — zgodnie z planem awaryjnym stanowiącym Załącznik nr 2), (b) przełożeniu Eventu na termin rezerwowy: [DATA REZERWOWA], (c) odwołaniu Eventu. Decyzja o przełożeniu lub odwołaniu z powodu warunków atmosferycznych powinna zostać zakomunikowana Wynajmującemu niezwłocznie, nie później niż [___] godzin przed planowanym rozpoczęciem montażu. W przypadku przełożenia na termin rezerwowy strony nie naliczają dodatkowych opłat za sam fakt zmiany terminu, o ile Teren jest dostępny w nowym terminie; w przeciwnym razie strony ustalają nowy termin w drodze aneksu. W przypadku odwołania Eventu z powodu siły wyższej (w tym ekstremalnych warunków pogodowych) zastosowanie ma §12 niniejszej umowy.

§8. Sprzątanie, protokół zdawczo-odbiorczy i odpowiedzialność za szkody

Najemca zobowiązuje się przywrócić Teren do stanu sprzed Eventu, w tym usunąć wszystkie odpady, elementy scenografii, ogrodzenia i infrastrukturę tymczasową, w terminie określonym w §2 (demontaż). Odbiór Terenu następuje na podstawie protokołu zdawczo-odbiorczego podpisanego przez przedstawicieli obu stron, w którym odnotowuje się stan Terenu, ewentualne szkody (np. zniszczenia trawnika, nawierzchni, zieleni, ogrodzeń) oraz termin ich usunięcia lub rozliczenia z kaucji. Jeżeli Najemca nie przywróci Terenu do stanu pierwotnego w wyznaczonym terminie, Wynajmujący ma prawo zlecić sprzątanie/naprawę na koszt Najemcy, pokrywając wydatki w pierwszej kolejności z kaucji, a w pozostałym zakresie na podstawie noty obciążeniowej płatnej w terminie [___] dni. Za każdy dzień zwłoki w opróżnieniu Terenu Najemca zapłaci karę umowną w wysokości [KWOTA] zł, niezależnie od roszczeń odszkodowawczych przewyższających jej wysokość.

§9. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego, w tym art. 659 i następne dotyczące umowy najmu. Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. Ewentualne spory strony będą starały się rozwiązać polubownie, a w przypadku braku porozumienia — poddadzą je pod rozstrzygnięcie sądu właściwego dla siedziby Wynajmującego. Administratorem danych osobowych przekazanych w związku z realizacją umowy jest [NAZWA FIRMY], a dane przetwarzane są w celu wykonania umowy zgodnie z RODO — szczegóły w klauzuli informacyjnej stanowiącej Załącznik nr 3. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron. Załączniki: 1) mapa/plan Terenu z zaznaczonymi strefami i przyłączami, 2) plan awaryjny na wypadek złej pogody, 3) klauzula informacyjna RODO.