Umowa z firmą techniczną (AV) — wzór

§1. Strony i przedmiot umowy

Umowa zawarta w dniu [DATA] w [MIEJSCOWOŚĆ] pomiędzy: 1. [NAZWA FIRMY ORGANIZATORA], z siedzibą w [ADRES], NIP: [NIP], reprezentowaną przez [IMIĘ I NAZWISKO], zwaną dalej „Zleceniodawcą”, a 2. [NAZWA FIRMY TECHNICZNEJ AV], z siedzibą w [ADRES], NIP: [NIP], reprezentowaną przez [IMIĘ I NAZWISKO], zwaną dalej „Wykonawcą”, zwanymi łącznie „Stronami”. 1. Przedmiotem umowy jest zapewnienie kompleksowej obsługi technicznej (AV) wydarzenia pn. [NAZWA WYDARZENIA], które odbędzie się w dniu/dniach [DATA WYDARZENIA] w obiekcie [NAZWA I ADRES OBIEKTU], zwanego dalej „Wydarzeniem”. 2. Szczegółowy zakres świadczeń, specyfikacja sprzętu oraz wymagania techniczne określone są w Riderze technicznym stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszej umowy, który jest jej integralną częścią. 3. Wykonawca oświadcza, że posiada odpowiednie kwalifikacje, doświadczenie, sprzęt oraz uprawnienia (w tym aktualne badania i uprawnienia SEP obsługi technicznej, jeśli dotyczy) niezbędne do realizacji przedmiotu umowy.

§2. Zakres usług, sprzęt i rider techniczny

1. Wykonawca zobowiązuje się do dostarczenia, zamontowania, obsługi i demontażu sprzętu w zakresie: a) nagłośnienie (system PA, mikrofony, monitory sceniczne) — zgodnie z pkt [___] Riderem, b) oświetlenie (reflektory, sterowanie DMX, efekty specjalne) — zgodnie z pkt [___] Riderem, c) obraz (ekrany LED, projekcja, monitory podglądowe) — zgodnie z pkt [___] Riderem, d) realizacja wideo/streaming (kamery, mixer, transmisja online na platformie [___]) — zgodnie z pkt [___] Riderem, e) [INNE — np. tłumaczenie symultaniczne, systemy konferencyjne, generator prądu]. 2. Wszelkie zmiany zakresu usług lub specyfikacji sprzętu w stosunku do Rideru technicznego wymagają formy pisemnej (w tym e-mail) pod rygorem nieważności i mogą wiązać się ze zmianą wynagrodzenia, o czym Wykonawca poinformuje Zleceniodawcę niezwłocznie, nie później niż w terminie [___] dni przed Wydarzeniem. 3. Wykonawca zapewnia obsługę techniczną (realizatorów dźwięku, światła, wizji) w liczbie [LICZBA OSÓB] osób przez cały czas trwania Wydarzenia, tj. od godz. [___] do godz. [___]. 4. Sprzęt dostarczony na Wydarzenie musi być sprawny technicznie, sprawdzony i zgodny z parametrami wskazanymi w Riderze. Wykonawca odpowiada za posiadanie sprzętu zapasowego (backup) dla elementów kluczowych dla przebiegu Wydarzenia (mikrofon prowadzącego, system nagłośnienia głównego).

§3. Termin realizacji, montaż i demontaż

1. Wykonawca zobowiązuje się do wjazdu i rozpoczęcia montażu sprzętu w dniu [DATA] o godz. [GODZINA], a zakończenia montażu i gotowości technicznej najpóźniej do godz. [GODZINA], tj. przed rozpoczęciem prób technicznych, o których mowa w §4. 2. Demontaż sprzętu nastąpi niezwłocznie po zakończeniu Wydarzenia, nie później niż do godz. [GODZINA] dnia [DATA], chyba że harmonogram obiektu (Załącznik nr 2 — harmonogram/timing) stanowi inaczej. 3. Zleceniodawca zapewnia Wykonawcy dostęp do obiektu we wskazanych godzinach, w tym: miejsce parkingowe dla pojazdów technicznych, dostęp do zasilania elektrycznego o parametrach [MOC/NAPIĘCIE] zgodnych z Riderem, oraz osobę kontaktową ze strony obiektu. 4. Za opóźnienie w udostępnieniu obiektu z winy Zleceniodawcy, skutkujące skróceniem czasu montażu, Wykonawca nie ponosi odpowiedzialności za ewentualne ograniczenia jakości usługi wynikające z tego opóźnienia.

§4. Próby techniczne i odbiór

1. Strony ustalają przeprowadzenie prób technicznych (sound-check, light-check, próba mikrofonów i prezentacji) w dniu [DATA] w godzinach [OD]–[DO], z udziałem przedstawiciela Zleceniodawcy oraz — jeśli dotyczy — prelegentów/artystów. 2. Uwagi zgłoszone podczas prób technicznych Wykonawca zobowiązuje się usunąć przed rozpoczęciem Wydarzenia, w miarę możliwości technicznych i czasowych. 3. Brak zgłoszenia przez Zleceniodawcę uwag po zakończeniu prób technicznych oznacza akceptację jakości i parametrów świadczonej usługi w zakresie objętym próbą. 4. W przypadku Wydarzeń wieloprogramowych lub wielodniowych Strony mogą ustalić dodatkowe próby dla poszczególnych bloków programowych — szczegóły w Załączniku nr 2.

§5. Wynagrodzenie i płatności

1. Za realizację przedmiotu umowy Zleceniodawca zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie w łącznej wysokości [KWOTA] zł netto (słownie: [___]) plus podatek VAT według obowiązującej stawki. 2. Wynagrodzenie obejmuje: dostawę, montaż, obsługę i demontaż sprzętu, transport, wynagrodzenie ekipy technicznej oraz [___]. Nie obejmuje: [np. dodatkowego czasu pracy poza ustalonymi godzinami, materiałów eksploatacyjnych ponad standard, energii elektrycznej, jeśli obiekt jej nie zapewnia]. 3. Płatność nastąpi w następujący sposób: zadatek/zaliczka w wysokości [___]% wartości umowy w terminie [___] dni od podpisania umowy, pozostała część w terminie [___] dni od dnia Wydarzenia, na podstawie faktury VAT wystawionej przez Wykonawcę, przelewem na rachunek bankowy nr [NUMER RACHUNKU]. 4. Za każdy dzień opóźnienia w płatności Wykonawcy przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych. 5. Wszelkie prace dodatkowe wykraczające poza zakres Rideru technicznego (np. przedłużenie czasu obsługi, dodatkowy sprzęt zamówiony w dniu Wydarzenia) rozliczane są odrębnie według cennika Wykonawcy stanowiącego Załącznik nr 3, po uprzedniej akceptacji Zleceniodawcy.

§6. Kaucja, odpowiedzialność za sprzęt i przeniesienie ryzyka

1. Zleceniodawca wpłaca na rzecz Wykonawcy kaucję zabezpieczającą w wysokości [KWOTA] zł, najpóźniej w dniu [___], jako zabezpieczenie ewentualnych szkód w sprzęcie powstałych z winy Zleceniodawcy, jego pracowników, podwykonawców, uczestników lub gości Wydarzenia. Kaucja podlega zwrotowi w terminie [___] dni roboczych po Wydarzeniu, o ile nie stwierdzono szkód, pomniejszona o ewentualne udokumentowane koszty naprawy/uzupełnienia sprzętu. 2. Ryzyko utraty, uszkodzenia lub zniszczenia sprzętu przechodzi na Zleceniodawcę z chwilą przekazania sprzętu do jego dyspozycji (np. udostępnienia sceny/sali uczestnikom, przekazania mikrofonu prowadzącemu) i trwa do chwili zakończenia Wydarzenia oraz przejęcia sprzętu z powrotem przez ekipę techniczną Wykonawcy, z wyjątkiem szkód wynikłych z wady sprzętu lub błędu obsługi leżących po stronie Wykonawcy. 3. Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność za szkody wyrządzone Zleceniodawcy, uczestnikom Wydarzenia lub obiektowi powstałe w wyniku nieprawidłowego montażu, wadliwego działania sprzętu lub zaniedbań ekipy technicznej, do wysokości [KWOTA/LIMIT ODPOWIEDZIALNOŚCI] zł, chyba że szkoda powstała z winy umyślnej — wówczas odpowiedzialność jest nieograniczona. 4. Wykonawca oświadcza, że posiada aktualną polisę OC działalności gospodarczej w zakresie obejmującym świadczone usługi, na sumę gwarancyjną nie niższą niż [KWOTA] zł, i zobowiązuje się przedstawić jej kopię na żądanie Zleceniodawcy.

§7. Zmiana zakresu, odstąpienie od umowy i kary umowne

1. Zleceniodawcy przysługuje prawo odstąpienia od umowy bez podania przyczyny na warunkach: odstąpienie na więcej niż [___] dni przed Wydarzeniem — zwrot zadatku pomniejszony o [___]%; odstąpienie w terminie krótszym niż [___] dni — zadatek nie podlega zwrotowi i Zleceniodawca zapłaci dodatkowo [___]% wartości umowy tytułem pokrycia kosztów rezerwacji sprzętu i ekipy. 2. W przypadku niewykonania lub nienależytego wykonania umowy przez Wykonawcę (np. brak stawienia się ekipy, awaria sprzętu bez zapewnionego backupu skutkująca przerwaniem Wydarzenia) Wykonawca zapłaci Zleceniodawcy karę umowną w wysokości [___]% wartości wynagrodzenia za każdy stwierdzony przypadek, niezależnie od prawa dochodzenia odszkodowania przewyższającego wysokość kary na zasadach ogólnych. 3. Za opóźnienie w rozpoczęciu montażu z winy Wykonawcy, skutkujące zagrożeniem harmonogramu Wydarzenia, Wykonawca zapłaci karę umowną w wysokości [KWOTA] zł za każdą rozpoczętą godzinę opóźnienia. 4. Strony dopuszczają rozwiązanie umowy za porozumieniem stron w formie pisemnej w każdym czasie.

§8. Siła wyższa, ochrona danych osobowych i postanowienia końcowe

1. Żadna ze Stron nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań spowodowane siłą wyższą (m.in. klęski żywiołowe, decyzje administracyjne, stan wyjątkowy, przerwy w dostawie prądu z przyczyn niezależnych od Stron), pod warunkiem niezwłocznego powiadomienia drugiej Strony o zaistnieniu takiej okoliczności. 2. W zakresie, w jakim realizacja umowy wymaga przetwarzania danych osobowych (np. dane osób kontaktowych, prelegentów, obraz z kamer podczas realizacji streamingu), Strony zobowiązują się przetwarzać je zgodnie z RODO. Jeśli Wykonawca w ramach streamingu/nagrania utrwala wizerunek uczestników, Zleceniodawca odpowiada za zapewnienie podstawy prawnej takiego przetwarzania (np. zgody uczestników, klauzula informacyjna na wydarzeniu) — szczegóły reguluje odrębna umowa powierzenia przetwarzania danych, jeśli jest wymagana. 3. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 4. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego. 5. Ewentualne spory Strony będą starały się rozwiązać polubownie, a w przypadku braku porozumienia — poddadzą je pod rozstrzygnięcie sądu właściwego dla siedziby Zleceniodawcy/Wykonawcy [WSKAZAĆ]. 6. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron. Załączniki: 1. Rider techniczny. 2. Harmonogram/timing Wydarzenia. 3. Cennik prac dodatkowych. [PODPIS ZLECENIODAWCY] ....................................... [PODPIS WYKONAWCY] .......................................