Umowa sponsorska / pakiet sponsorski — wzór

§1. Strony umowy i przedmiot umowy

Zawarta w dniu [DATA] w [MIEJSCOWOŚĆ] pomiędzy: [NAZWA FIRMY ORGANIZATORA], z siedzibą w [MIASTO], ul. [ADRES], NIP: [___], REGON: [___], wpisaną do [KRS/CEIDG] pod numerem [___], reprezentowaną przez [IMIĘ I NAZWISKO, STANOWISKO], zwaną dalej "Organizatorem", a [NAZWA FIRMY SPONSORA], z siedzibą w [MIASTO], ul. [ADRES], NIP: [___], REGON: [___], wpisaną do [KRS/CEIDG] pod numerem [___], reprezentowaną przez [IMIĘ I NAZWISKO, STANOWISKO], zwaną dalej "Sponsorem", łącznie zwanymi dalej "Stronami". 1. Przedmiotem niniejszej umowy jest ustalenie zasad współpracy sponsorskiej przy organizacji wydarzenia pod nazwą [NAZWA WYDARZENIA], które odbędzie się w dniu/dniach [DATA WYDARZENIA] w [MIEJSCE WYDARZENIA], zwanego dalej "Wydarzeniem". 2. Współpraca obejmuje przyznanie Sponsorowi pakietu sponsorskiego [NAZWA PAKIETU, np. Sponsor Główny / Sponsor Srebrny / Partner Techniczny] w zamian za świadczenia określone w §2, na warunkach i w zakresie opisanym w niniejszej umowie. 3. Szacowana liczba uczestników Wydarzenia wynosi [___] osób, a jego charakter/branża to [___].

§2. Świadczenia Sponsora

1. Sponsor zobowiązuje się do przekazania na rzecz Organizatora świadczenia sponsorskiego w łącznej wartości [KWOTA] zł netto (słownie: [___]), w tym: a) świadczenie pieniężne w kwocie [KWOTA] zł netto, b) świadczenie rzeczowe/usługowe o wartości [KWOTA] zł netto, obejmujące: [OPIS, np. udostępnienie sprzętu nagłośnieniowego, produktów, usługi transportowej]. 2. Świadczenie rzeczowe/usługowe, o którym mowa w ust. 1 lit. b, zostanie zrealizowane w terminie [DATA] i udokumentowane protokołem odbioru podpisanym przez obie Strony. 3. Sponsor zobowiązuje się dostarczyć materiały niezbędne do realizacji świadczeń Organizatora (logo w formacie wektorowym, opis firmy, materiały graficzne) najpóźniej do dnia [DATA], pod rygorem ograniczenia zakresu ekspozycji określonego w §3. 4. Za dostarczenie materiałów z opóźnieniem lub w niewłaściwej jakości technicznej odpowiedzialność ponosi Sponsor — Organizatorowi nie przysługują z tego tytułu roszczenia, o ile podjął uzasadnione starania w celu ich wykorzystania.

§3. Świadczenia Organizatora — ekspozycja marki Sponsora

W zamian za świadczenia opisane w §2, Organizator zobowiązuje się w ramach pakietu [NAZWA PAKIETU] do: 1. umieszczenia logo Sponsora na materiałach promocyjnych Wydarzenia: stronie internetowej, plakatach, zaproszeniach, materiałach prasowych — w formie [wskazać: logo w rotacji / logo stałe / z odnośnikiem do strony Sponsora]; 2. ekspozycji logo Sponsora na terenie Wydarzenia: [np. baner główny 3×2 m przy scenie, roll-up przy wejściu, oznaczenie strefy VIP, wymienić lokalizacje]; 3. umożliwienia Sponsorowi ekspozycji własnego stoiska o powierzchni [___] m² w lokalizacji [___], w godzinach [___]; 4. wygłoszenia przez przedstawiciela Sponsora prezentacji/wystąpienia o długości [___] minut w bloku programowym [___] (jeśli dotyczy); 5. umieszczenia informacji o Sponsorze w komunikacji e-mail do uczestników oraz w mediach społecznościowych Organizatora — minimum [___] wzmianek/postów w okresie od [DATA] do [DATA]; 6. zapewnienia Sponsorowi [___] bezpłatnych wejściówek/akredytacji na Wydarzenie oraz [___] miejsc parkingowych; 7. przekazania Sponsorowi w terminie [___] dni po Wydarzeniu raportu podsumowującego (liczba uczestników, zasięg w mediach społecznościowych, dokumentacja fotograficzna ekspozycji). Szczegółowy zakres świadczeń dla danego poziomu pakietu określa Załącznik nr 1 do niniejszej umowy.

§4. Wyłączność branżowa

1. Organizator zobowiązuje się, że w okresie od podpisania niniejszej umowy do dnia zakończenia Wydarzenia nie zawrze umowy sponsorskiej ani partnerskiej z podmiotem prowadzącym działalność konkurencyjną wobec Sponsora w zakresie [OKREŚLIĆ KATEGORIĘ, np. "dostawców techniki eventowej", "branży cateringowej", "instytucji finansowych"], zwanym dalej "Kategorią Wyłączności". 2. Wyłączność, o której mowa w ust. 1, dotyczy wyłącznie edycji Wydarzenia określonej w §1 ust. 1 i nie rozciąga się automatycznie na kolejne edycje, chyba że Strony postanowią inaczej w odrębnym aneksie. 3. Wyłączność nie obejmuje podmiotów, które są jednocześnie wystawcami/uczestnikami targowej części Wydarzenia (jeśli dotyczy) bez statusu sponsora — chyba że Strony ustalą inaczej. 4. Naruszenie postanowień niniejszego paragrafu przez Organizatora uprawnia Sponsora do odstąpienia od umowy oraz żądania zwrotu wniesionego świadczenia pieniężnego w terminie [___] dni od dnia stwierdzenia naruszenia.

§5. Wynagrodzenie i rozliczenie

1. Łączna wartość świadczenia sponsorskiego, o której mowa w §2 ust. 1, wynosi [KWOTA] zł netto + VAT wg obowiązującej stawki. 2. Płatność świadczenia pieniężnego nastąpi w następujących transzach: a) zaliczka w wysokości [___]% wartości umowy, płatna w terminie [___] dni od dnia podpisania umowy, na podstawie faktury proforma/faktury VAT, b) pozostała część w wysokości [___]% wartości umowy, płatna w terminie [___] dni [przed/po] Wydarzeniu. 3. Organizator wystawi fakturę VAT z tytułu świadczonej usługi promocyjno-reklamowej w terminie [___] dni od dnia zaksięgowania wpłaty / realizacji świadczenia rzeczowego, na dane: [NAZWA, NIP, ADRES SPONSORA]. 4. Płatność uznaje się za dokonaną w dniu wpływu środków na rachunek bankowy Organizatora nr [NUMER RACHUNKU]. 5. W przypadku opóźnienia w płatności Organizatorowi przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, zgodnie z ustawą z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. 6. Świadczenie rzeczowe/usługowe Sponsora, o którym mowa w §2 ust. 1 lit. b, rozliczane jest fakturą VAT wystawioną przez Sponsora na rzecz Organizatora na kwotę odpowiadającą jego wartości rynkowej netto wskazanej w §2 ust. 1 lit. b (rozliczenie barterowe).

§6. Prawa autorskie, wizerunek i wykorzystanie oznaczeń

1. Sponsor udziela Organizatorowi niewyłącznej, nieodpłatnej licencji na wykorzystanie znaku towarowego, logo i nazwy Sponsora wyłącznie w celu realizacji świadczeń określonych w §3 oraz promocji Wydarzenia — w okresie od dnia podpisania umowy do [___] dni po jego zakończeniu, na polach eksploatacji: publikacja w internecie, media społecznościowe, materiały drukowane, relacja pofestiwalowa/podsumowanie. 2. Organizator udziela Sponsorowi niewyłącznego, nieodpłatnego prawa do posługiwania się tytułem "[Sponsor Główny/Partner] Wydarzenia [NAZWA WYDARZENIA] [ROK]" oraz logo/nazwą Wydarzenia we własnych materiałach promocyjnych w okresie [___]. 3. Organizator ma prawo do wykorzystania wizerunku przedstawicieli Sponsora zarejestrowanego podczas Wydarzenia (zdjęcia, nagrania) w materiałach promocyjnych i podsumowujących Wydarzenie, chyba że Sponsor zgłosi sprzeciw w formie pisemnej najpóźniej [___] dni przed Wydarzeniem. 4. Wszelkie materiały graficzne przygotowane przez Organizatora z wykorzystaniem oznaczeń Sponsora wymagają jego akceptacji przed publikacją — Sponsor zgłasza uwagi w terminie [___] dni roboczych od otrzymania materiału do akceptacji; brak odpowiedzi w tym terminie uznaje się za akceptację milczącą.

§7. Odpowiedzialność stron, siła wyższa i rozwiązanie umowy

1. Strony nie ponoszą odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań wynikających z niniejszej umowy, jeżeli jest ono spowodowane siłą wyższą, rozumianą jako zdarzenie zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia i zapobieżenia (m.in. klęska żywiołowa, decyzja organów administracji publicznej, stan epidemii, działania wojenne). 2. W przypadku odwołania Wydarzenia z przyczyn niezależnych od Organizatora, Strony ustalają, że: [wybrać/uzupełnić: a) wpłacone świadczenie pieniężne zostanie przeniesione na poczet Wydarzenia w kolejnym terminie/edycji, b) Sponsorowi przysługuje zwrot [___]% wpłaconej kwoty, c) inne ustalenia: ___]. 3. W przypadku odwołania Wydarzenia z przyczyn leżących po stronie Organizatora, Sponsorowi przysługuje zwrot całości wpłaconego świadczenia pieniężnego w terminie [___] dni od dnia odwołania, bez dodatkowych roszczeń odszkodowawczych, chyba że Strony postanowią inaczej. 4. Każda ze Stron może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym w przypadku rażącego naruszenia jej postanowień przez drugą Stronę, po uprzednim wezwaniu do usunięcia naruszeń w terminie [___] dni i bezskutecznym upływie tego terminu. 5. Odpowiedzialność Organizatora wobec Sponsora z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania świadczeń określonych w §3 ograniczona jest do wysokości wartości świadczenia pieniężnego wniesionego przez Sponsora, o którym mowa w §2 ust. 1 lit. a.

§8. Ochrona danych osobowych i postanowienia końcowe

1. Administratorem danych osobowych osób reprezentujących Strony oraz osób kontaktowych wskazanych w umowie jest każda ze Stron w zakresie własnych danych, zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO). Dane przetwarzane są w celu realizacji niniejszej umowy oraz wypełnienia obowiązków prawnych (m.in. podatkowych i księgowych). 2. W zakresie, w jakim Organizator przetwarza dane osobowe przedstawicieli Sponsora w celu wystawienia identyfikatorów/akredytacji, o których mowa w §3 ust. 6, zastosowanie ma odrębna klauzula informacyjna udostępniona Sponsorowi przed Wydarzeniem. 3. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, w postaci aneksu podpisanego przez obie Strony. 4. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego, w szczególności art. 353¹ k.c. dotyczący swobody umów (sponsoring jako umowa nienazwana). 5. Wszelkie spory wynikłe z realizacji niniejszej umowy Strony będą starały się rozwiązać polubownie, a w przypadku braku porozumienia — poddadzą je pod rozstrzygnięcie sądu właściwego miejscowo dla siedziby Organizatora. 6. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron. 7. Załączniki do umowy: Załącznik nr 1 — Szczegółowy zakres pakietu sponsorskiego; Załącznik nr 2 — Harmonogram Wydarzenia (jeśli dotyczy). _______________________ _______________________ (Organizator) (Sponsor)