Umowa z przewoźnikiem — transport uczestników — wzór

§1. Strony umowy

Umowa zawarta w dniu [DATA] w [MIEJSCOWOŚĆ] pomiędzy: [NAZWA FIRMY ORGANIZATORA], z siedzibą w [ADRES], NIP: [___], REGON: [___], reprezentowaną przez [IMIĘ I NAZWISKO, STANOWISKO], zwaną dalej „Zamawiającym”, a [NAZWA FIRMY PRZEWOŹNIKA], z siedzibą w [ADRES], NIP: [___], REGON: [___], wpisaną do rejestru przedsiębiorców prowadzących przewozy osób pod numerem licencji [NUMER LICENCJI TRANSPORTOWEJ], reprezentowaną przez [IMIĘ I NAZWISKO, STANOWISKO], zwaną dalej „Przewoźnikiem”, zwanych łącznie „Stronami”, o treści następującej.

§2. Przedmiot umowy

1. Przedmiotem umowy jest świadczenie przez Przewoźnika usługi przewozu osób (uczestników wydarzenia pn. [NAZWA WYDARZENIA]) na trasie i w terminach określonych w §3, przy użyciu środków transportu spełniających wymogi opisane w §4. 2. Przewóz obejmuje: [transport z miejsca zbiórki do miejsca wydarzenia / transport powrotny / transport wahadłowy (shuttle) między lokalizacjami — wpisać zakres]. 3. Usługa nie obejmuje ubezpieczenia bagażu ponadnormatywnego, chyba że Strony ustalą inaczej w załączniku nr [___] do umowy.

§3. Trasa i harmonogram przewozu

1. Szczegółowy harmonogram (dni, godziny podstawienia pojazdów, trasy, miejsca zbiórek i wysadzenia uczestników) stanowi Załącznik nr 1 do umowy. 2. Podstawowe dane przewozu: data(-y) realizacji: [DATA/DATY]; trasa: z [MIEJSCE A] do [MIEJSCE B] (i z powrotem: TAK/NIE); godzina podstawienia pojazdu: [GODZINA], miejsce podstawienia: [ADRES]; planowana godzina odjazdu: [GODZINA]; planowana godzina przyjazdu/powrotu: [GODZINA]. 3. Przewoźnik zobowiązuje się podstawić pojazd(y) nie później niż [___] minut przed planowaną godziną odjazdu, w stanie technicznym umożliwiającym bezpieczną i punktualną realizację przewozu. 4. Wszelkie zmiany trasy lub harmonogramu wymagają formy pisemnej (w tym e-mail) i akceptacji obu Stron, z zastrzeżeniem §9.

§4. Liczba uczestników, miejsc i standard pojazdów

1. Zamawiający deklaruje przewóz [LICZBA] uczestników (+/- [___]% tolerancji, o czym Zamawiający poinformuje Przewoźnika najpóźniej na [___] dni przed terminem realizacji). 2. Przewoźnik zobowiązuje się zapewnić [LICZBA] pojazd(ów) typu [autokar / bus / mikrobus] o łącznej liczbie miejsc siedzących nie mniejszej niż [LICZBA], spełniających wymogi: klimatyzacja, [WC pokładowe: TAK/NIE], nagłośnienie, pasy bezpieczeństwa na każdym miejscu, rok produkcji nie starszy niż [___]. 3. Pojazdy muszą posiadać aktualne badania techniczne, ubezpieczenie OC/NNW oraz licencję na wykonywanie krajowego/międzynarodowego transportu drogowego osób. 4. Kierowca(y) posiada(ją) uprawnienia zgodne z obowiązującymi przepisami (w tym limity czasu pracy kierowców), a w przypadku tras powyżej [___] km Przewoźnik zapewnia drugiego kierowcę.

§5. Wynagrodzenie i warunki płatności

1. Za wykonanie usługi Zamawiający zapłaci Przewoźnikowi wynagrodzenie w wysokości [KWOTA] zł netto (+ VAT wg obowiązującej stawki), tj. [KWOTA] zł brutto. 2. Wynagrodzenie obejmuje: paliwo, opłaty drogowe/parkingowe, wynagrodzenie kierowcy(ów), ubezpieczenie pojazdu i pasażerów w zakresie OC/NNW przewoźnika. 3. Płatność nastąpi na podstawie faktury VAT wystawionej przez Przewoźnika, przelewem na rachunek bankowy wskazany na fakturze, w terminie [___] dni od dnia realizacji usługi / wystawienia faktury. 4. Zamawiający zobowiązany jest do wpłaty zadatku/zaliczki w wysokości [KWOTA] zł ([___]% wartości umowy) w terminie [___] dni od podpisania umowy, tytułem potwierdzenia rezerwacji terminu. 5. Za każdy dzień opóźnienia w płatności Przewoźnikowi przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych.

§6. Ubezpieczenie i bezpieczeństwo

1. Przewoźnik oświadcza, że posiada ważną polisę OC przewoźnika oraz NNW pasażerów obejmującą wszystkich przewożonych uczestników, o sumie ubezpieczenia nie niższej niż [KWOTA] zł na osobę/zdarzenie, i zobowiązuje się przedłożyć Zamawiającemu kopię polisy na jego żądanie, najpóźniej [___] dni przed realizacją usługi. 2. Przewoźnik odpowiada za stan techniczny pojazdów oraz zapewnienie warunków bezpiecznej podróży (sprawne pasy bezpieczeństwa, gaśnica, apteczka, młotek bezpieczeństwa). 3. Zamawiający zobowiązuje się poinformować uczestników o obowiązku zapinania pasów bezpieczeństwa oraz o zasadach bezpieczeństwa przekazanych przez Przewoźnika/kierowcę. 4. W przypadku wypadku, awarii lub innego zdarzenia zagrażającego bezpieczeństwu, Przewoźnik zobowiązany jest niezwłocznie powiadomić Zamawiającego oraz podjąć działania zgodne z obowiązującymi procedurami, w tym zapewnić transport zastępczy (zob. §8).

§7. Odpowiedzialność stron

1. Przewoźnik ponosi odpowiedzialność za szkody wyrządzone uczestnikom w związku z wykonywaniem przewozu, na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego oraz przepisów prawa przewozowego, chyba że szkoda powstała z winy poszkodowanego, osoby trzeciej, za którą Przewoźnik nie ponosi odpowiedzialności, lub wskutek siły wyższej. 2. Zamawiający ponosi odpowiedzialność za szkody wyrządzone przez uczestników w pojeździe (zniszczenie mienia, zabrudzenie, uszkodzenie wyposażenia) w zakresie, w jakim szkoda została udokumentowana (protokół, dokumentacja fotograficzna) i zgłoszona niezwłocznie po zdarzeniu. 3. Żadna ze Stron nie odpowiada za szkody pośrednie ani utracone korzyści, chyba że wynikają z winy umyślnej lub rażącego niedbalstwa. 4. Odpowiedzialność Przewoźnika za opóźnienie w podstawieniu pojazdu lub w realizacji trasy regulują postanowienia §8.

§8. Opóźnienia, awarie i transport zastępczy

1. W razie opóźnienia w podstawieniu pojazdu przekraczającego [___] minut z przyczyn leżących po stronie Przewoźnika, Zamawiającemu przysługuje kara umowna w wysokości [KWOTA] zł za każde rozpoczęte [___] minut opóźnienia, nie więcej jednak niż [___]% wartości wynagrodzenia, o którym mowa w §5. 2. W razie awarii pojazdu w trakcie realizacji przewozu, Przewoźnik zobowiązuje się zapewnić pojazd zastępczy o nie gorszym standardzie w czasie nie dłuższym niż [___] godzin od zgłoszenia awarii, na własny koszt. 3. Jeżeli awaria uniemożliwia kontynuację przewozu, a Przewoźnik nie zapewni pojazdu zastępczego w terminie wskazanym w ust. 2, Zamawiającemu przysługuje prawo zorganizowania transportu zastępczego na koszt Przewoźnika, do wysokości udokumentowanych i uzasadnionych kosztów. 4. Postanowienia niniejszego paragrafu nie wyłączają odpowiedzialności Przewoźnika za szkody przewyższające wysokość zastrzeżonych kar umownych, na zasadach ogólnych (§7).

§9. Zmiany zlecenia, rezygnacja i zasady zwrotów

1. Zamawiający może zmienić liczbę uczestników, o której mowa w §4 ust. 1, informując Przewoźnika pisemnie nie później niż [___] dni przed terminem realizacji. Zmiana zwiększająca liczbę miejsc powyżej pojemności zadeklarowanych pojazdów wymaga odrębnej wyceny. 2. W przypadku rezygnacji Zamawiającego z realizacji usługi (odwołanie zlecenia): przy rezygnacji na więcej niż [___] dni przed terminem — zwrot zadatku w [___]%; przy rezygnacji na [___]–[___] dni przed terminem — zwrot zadatku w [___]% / potrącenie kosztów poniesionych przez Przewoźnika; przy rezygnacji na mniej niż [___] dni przed terminem — zadatek nie podlega zwrotowi, a Zamawiający może zostać obciążony do [___]% wartości umowy tytułem rekompensaty kosztów rezerwacji pojazdu i kierowcy. 3. W przypadku odwołania zlecenia przez Przewoźnika z przyczyn innych niż siła wyższa, Zamawiającemu przysługuje zwrot pełnej wpłaconej kwoty w terminie [___] dni oraz kara umowna w wysokości [KWOTA] zł, niezależnie od prawa dochodzenia odszkodowania na zasadach ogólnych. 4. Zmiana terminu realizacji usługi z inicjatywy Zamawiającego jest możliwa za zgodą Przewoźnika, w miarę dostępności taboru, bez dodatkowych opłat, o ile zgłoszona zostanie z wyprzedzeniem co najmniej [___] dni.

§10. Obowiązki Zamawiającego

1. Zamawiający zobowiązuje się do: a) przekazania Przewoźnikowi listy uczestników (imię, nazwisko, ewentualnie dane kontaktowe w razie potrzeby) najpóźniej na [___] dni przed realizacją usługi; b) wyznaczenia osoby koordynującej przewóz ze strony Zamawiającego, dostępnej telefonicznie w dniu realizacji: [IMIĘ I NAZWISKO, TELEFON]; c) zapewnienia punktualnego stawiennictwa uczestników w miejscach i godzinach wskazanych w harmonogramie (Załącznik nr 1); d) poinformowania uczestników o zasadach przewozu, w tym o zakazie spożywania alkoholu i palenia w pojeździe, chyba że przepisy lub odrębne ustalenia stanowią inaczej. 2. Zamawiający ponosi odpowiedzialność za opóźnienia w rozpoczęciu przewozu wynikające ze spóźnienia uczestników, przy czym w takim przypadku Przewoźnikowi nie przysługują kary umowne, o których mowa w §8.

§11. Obowiązki Przewoźnika

1. Przewoźnik zobowiązuje się do: a) podstawienia pojazdów zgodnych ze specyfikacją z §4, w stanie czystym i sprawnym technicznie; b) realizacji przewozu zgodnie z harmonogramem, z zachowaniem przepisów o czasie pracy kierowców i bezpieczeństwie ruchu drogowego; c) wyznaczenia osoby do kontaktu (dyspozytor/koordynator) dostępnej w dniu realizacji: [IMIĘ I NAZWISKO, TELEFON]; d) niezwłocznego informowania Zamawiającego o wszelkich okolicznościach mogących wpłynąć na realizację przewozu (opóźnienia, korki, roboty drogowe, awarie). 2. Przewoźnik nie może bez pisemnej zgody Zamawiającego podzlecać realizacji przewozu podmiotom trzecim, chyba że Strony ustalą inaczej w Załączniku nr [___].

§12. Ochrona danych osobowych (RODO)

1. W zakresie, w jakim realizacja umowy wymaga przekazania Przewoźnikowi danych osobowych uczestników (np. lista pasażerów), Strony zawrą odrębną umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodną z art. 28 RODO, stanowiącą Załącznik nr [___] do niniejszej umowy. 2. Przewoźnik zobowiązuje się przetwarzać powierzone dane wyłącznie w celu realizacji przewozu, stosować odpowiednie środki bezpieczeństwa oraz usunąć lub zwrócić dane po zakończeniu realizacji usługi, chyba że przepisy prawa nakazują ich dalsze przechowywanie (np. dokumentacja księgowa).

§13. Siła wyższa

1. Żadna ze Stron nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie zobowiązań wynikających z umowy, jeżeli jest to spowodowane siłą wyższą, rozumianą jako zdarzenie zewnętrzne, niemożliwe do przewidzenia i zapobieżenia (np. klęski żywiołowe, decyzje władz publicznych, strajki generalne, poważne zdarzenia drogowe niezależne od Przewoźnika). 2. Strona dotknięta działaniem siły wyższej zobowiązana jest niezwłocznie, nie później niż w terminie [___] dni, powiadomić drugą Stronę o tym fakcie oraz o przewidywanym wpływie na realizację umowy. 3. W przypadku wystąpienia siły wyższej Strony ustalą wspólnie dalszy sposób postępowania, w tym ewentualną zmianę terminu lub rozliczenie już poniesionych kosztów.

§14. Postanowienia końcowe

1. Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności, z zastrzeżeniem zmian harmonogramu dopuszczonych w formie e-mail (§3 ust. 4). 2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy Prawo przewozowe. 3. Ewentualne spory Strony będą starały się rozwiązywać polubownie, a w przypadku braku porozumienia poddają je pod rozstrzygnięcie sądu właściwego dla siedziby Zamawiającego / Przewoźnika (wybrać). 4. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron. 5. Załączniki do umowy: Załącznik nr 1 — Harmonogram i trasa przewozu; Załącznik nr 2 — Lista uczestników / umowa powierzenia danych (jeśli dotyczy). [PODPIS ZAMAWIAJĄCEGO] ....................................... [PODPIS PRZEWOŹNIKA] .......................................