Umowa z agencją eventową — wzór

§1. Przedmiot umowy

1. Niniejsza umowa (dalej: „Umowa”) zostaje zawarta w dniu [DATA] w [MIEJSCOWOŚĆ] pomiędzy: [NAZWA FIRMY ZAMAWIAJĄCEJ], z siedzibą w [MIEJSCOWOŚĆ], ul. [ADRES], NIP: [NIP], reprezentowaną przez [IMIĘ I NAZWISKO], zwaną dalej „Zamawiającym”, a [NAZWA AGENCJI EVENTOWEJ], z siedzibą w [MIEJSCOWOŚĆ], ul. [ADRES], NIP: [NIP], wpisaną do [KRS/CEIDG] pod numerem [NUMER], reprezentowaną przez [IMIĘ I NAZWISKO], zwaną dalej „Agencją”, łącznie zwanymi dalej „Stronami”. 2. Przedmiotem Umowy jest kompleksowa organizacja wydarzenia pod nazwą „[NAZWA WYDARZENIA]” (dalej: „Wydarzenie”), które odbędzie się w dniu/dniach [DATA WYDARZENIA] w [OBIEKT/MIEJSCE], dla przewidywanej liczby [___] uczestników. 3. Szczegółowy zakres usług Agencji, w tym koncepcję kreatywną, harmonogram i budżet, określają Załącznik nr 1 (Brief/Specyfikacja Wydarzenia) oraz Załącznik nr 2 (Budżet), stanowiące integralną część Umowy.

§2. Zakres prac i obowiązki Agencji

1. Agencja zobowiązuje się do świadczenia na rzecz Zamawiającego usług obejmujących w szczególności: a) opracowanie koncepcji kreatywnej i scenariusza Wydarzenia, b) wybór, negocjację warunków i rezerwację obiektu/sali konferencyjnej zgodnie z wytycznymi Zamawiającego, c) dobór i koordynację dostawców (catering, technika eventowa, dekoracje, artyści/prelegenci, transport — niepotrzebne skreślić), d) zarządzanie budżetem operacyjnym Wydarzenia w granicach zatwierdzonych w Załączniku nr 2, e) obsługę logistyczną i koordynację on-site w dniu Wydarzenia w składzie minimum [___] osób personelu Agencji, f) przygotowanie raportu poeventowego wraz z rozliczeniem kosztów, g) [___]. 2. Agencja wykonuje Umowę z najwyższą starannością wynikającą z zawodowego charakteru prowadzonej działalności (art. 355 § 2 Kodeksu cywilnego). 3. Wszelkie istotne zmiany dostawców, lokalizacji, programu lub budżetu Wydarzenia wymagają uprzedniej pisemnej (dopuszcza się formę mailową) akceptacji Zamawiającego. 4. Zamawiający zobowiązuje się przekazać Agencji brief, materiały marki (logotypy, key visual, wytyczne brandingowe) oraz niezbędne informacje w terminie do [DATA], a także udzielać odpowiedzi na pytania Agencji w terminie [___] dni roboczych — opóźnienia po stronie Zamawiającego przesuwają odpowiednio kamienie milowe określone w §3.

§3. Harmonogram i kamienie milowe

1. Strony ustalają następujące kamienie milowe (milestones) realizacji Umowy: — Kamień milowy 1: akceptacja koncepcji kreatywnej i budżetu — do dnia [DATA]; — Kamień milowy 2: potwierdzenie rezerwacji obiektu i głównych dostawców — do dnia [DATA]; — Kamień milowy 3: finalizacja programu, listy uczestników i planu logistycznego (produkcja) — do dnia [DATA]; — Kamień milowy 4: realizacja Wydarzenia — [DATA WYDARZENIA]; — Kamień milowy 5: rozliczenie końcowe i raport poeventowy — do [___] dni po zakończeniu Wydarzenia. 2. Niedotrzymanie przez Agencję terminu danego kamienia milowego z przyczyn leżących po jej stronie uprawnia Zamawiającego do naliczenia kary umownej zgodnie z §6, chyba że opóźnienie wynika z okoliczności leżących po stronie Zamawiającego lub siły wyższej. 3. Zmiana terminów kamieni milowych wymaga formy pisemnej (aneks do Umowy lub potwierdzenie mailowe obu Stron) pod rygorem nieskuteczności zmiany.

§4. Wynagrodzenie i warunki płatności

1. Za wykonanie przedmiotu Umowy Zamawiający zapłaci Agencji wynagrodzenie w wysokości: [WARIANT A: fee stały netto [KWOTA] zł] / [WARIANT B: fee netto [KWOTA] zł + prowizja w wysokości [___]% od zaakceptowanego budżetu operacyjnego Wydarzenia] — niewłaściwe skreślić lub uzupełnić stosowny wariant. 2. Do wynagrodzenia doliczony zostanie podatek VAT według obowiązującej stawki. 3. Wynagrodzenie płatne jest w transzach: a) zaliczka w wysokości [___]% wynagrodzenia — w terminie [___] dni od podpisania Umowy, na podstawie faktury proforma; b) [___]% — po osiągnięciu kamienia milowego nr [___]; c) pozostała część — w terminie [___] dni od zakończenia Wydarzenia i przedstawienia rozliczenia końcowego. 4. Koszty dostawców zewnętrznych (obiekt, catering, technika, artyści) rozliczane są: [WARIANT A: w ramach budżetu operacyjnego wpłaconego przez Zamawiającego na wyodrębniony rachunek Agencji] / [WARIANT B: refakturowane przez Agencję z narzutem [___]%] / [WARIANT C: opłacane bezpośrednio przez Zamawiającego na podstawie ofert zaakceptowanych przez Agencję]. 5. Za opóźnienie w płatności Agencji przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych. 6. Wynagrodzenie nie obejmuje kosztów wykraczających poza budżet zaakceptowany w Załączniku nr 2; zwiększenie zakresu prac rozliczane jest zgodnie z §2 ust. 3.

§5. Własność materiałów i prawa autorskie

1. Z chwilą zapłaty pełnego wynagrodzenia, o którym mowa w §4, Agencja przenosi na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe do utworów wytworzonych w ramach realizacji Umowy (koncepcje kreatywne, scenariusze, projekty graficzne, materiały wizualne, fotografie i nagrania z Wydarzenia — z zastrzeżeniem ust. 3), na polach eksploatacji wymienionych w art. 50 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych, w tym: utrwalanie, zwielokrotnianie dowolną techniką, wprowadzanie do obrotu, publiczne udostępnianie w internecie i mediach społecznościowych, wykorzystanie w materiałach marketingowych i sprzedażowych Zamawiającego. 2. Przeniesienie praw obejmuje prawo do wykonywania praw zależnych i zezwalania na ich wykonywanie przez osoby trzecie. 3. Agencja oświadcza, że posiada lub uzyska od podwykonawców (fotografów, grafików, artystów, twórców scenografii) prawa niezbędne do ich przeniesienia na Zamawiającego zgodnie z ust. 1, oraz ponosi wobec Zamawiającego pełną odpowiedzialność z tytułu roszczeń osób trzecich z tego tytułu. 4. Koncepcje kreatywne przedstawione przez Agencję na etapie oferty, a niezaakceptowane przez Zamawiającego, pozostają własnością intelektualną Agencji i nie mogą być wykorzystywane przez Zamawiającego bez odrębnej zgody i wynagrodzenia. 5. Wykorzystanie nazwy, logotypu i materiałów z Wydarzenia przez Agencję w celach portfolio/referencyjnych wymaga uprzedniej pisemnej zgody Zamawiającego.

§6. Kary umowne i odpowiedzialność

1. W przypadku odstąpienia od Umowy przez Zamawiającego z przyczyn leżących po stronie Agencji, Agencja zapłaci karę umowną w wysokości [___]% wynagrodzenia netto określonego w §4 ust. 1. 2. W przypadku opóźnienia w realizacji kamienia milowego z §3 z przyczyn leżących po stronie Agencji, Zamawiającemu przysługuje kara umowna w wysokości [KWOTA] zł / [___]% wynagrodzenia za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia, łącznie nie więcej niż [___]% wynagrodzenia. 3. W przypadku rezygnacji Zamawiającego z realizacji Wydarzenia z przyczyn niezależnych od Agencji, Zamawiający zapłaci karę umowną w wysokości: [___]% wynagrodzenia przy rezygnacji powyżej [___] dni przed Wydarzeniem; [___]% przy rezygnacji w terminie [___]–[___] dni; 100% wynagrodzenia przy rezygnacji poniżej [___] dni przed Wydarzeniem — niezależnie od kosztów już poniesionych wobec dostawców zewnętrznych, udokumentowanych przez Agencję. 4. Strony zastrzegają możliwość dochodzenia odszkodowania uzupełniającego przewyższającego wysokość zastrzeżonych kar umownych, na zasadach ogólnych Kodeksu cywilnego. 5. Żadna ze Stron nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie Umowy spowodowane siłą wyższą (m.in. klęski żywiołowe, decyzje władz publicznych, stan epidemii), pod warunkiem niezwłocznego, pisemnego powiadomienia drugiej Strony.

§7. Poufność i ochrona danych osobowych

1. Strony zobowiązują się zachować w poufności informacje handlowe, finansowe, techniczne i organizacyjne uzyskane w związku z realizacją Umowy — zarówno w trakcie jej trwania, jak i przez okres [___] lat po jej zakończeniu. 2. Obowiązek poufności nie dotyczy informacji publicznie dostępnych oraz informacji, których ujawnienia wymagają obowiązujące przepisy prawa. 3. W zakresie, w jakim realizacja Umowy wiąże się z przetwarzaniem danych osobowych uczestników Wydarzenia (np. listy gości, dane kontaktowe, formularze rejestracyjne), Strony zawrą odrębną umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodną z art. 28 RODO, stanowiącą Załącznik nr 3 do Umowy. 4. Agencja zobowiązuje się stosować odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniające bezpieczeństwo przetwarzanych danych oraz informować Zamawiającego o incydentach bezpieczeństwa niezwłocznie, nie później niż w terminie 24 godzin od ich stwierdzenia.

§8. Postanowienia końcowe

1. Wszelkie zmiany Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności. 2. W sprawach nieuregulowanych Umową zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. 3. Ewentualne spory Strony będą starały się rozstrzygać polubownie, a w przypadku braku porozumienia poddadzą je pod rozstrzygnięcie sądu właściwego dla siedziby [Zamawiającego/Agencji — do ustalenia]. 4. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron, względnie w formie elektronicznej z podpisami kwalifikowanymi. 5. Integralną część Umowy stanowią załączniki: Załącznik nr 1 (Brief/Specyfikacja Wydarzenia), Załącznik nr 2 (Budżet), Załącznik nr 3 (Umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych — jeśli dotyczy). ....................................... ....................................... (Zamawiający) (Agencja)