Umowa z fotografem i wideo na event — wzór

§1. Strony umowy i przedmiot

Umowa zawarta w dniu [DATA] w [MIEJSCOWOŚĆ] pomiędzy: [NAZWA FIRMY ZAMAWIAJĄCEJ], z siedzibą w [ADRES], NIP: [NIP], reprezentowaną przez [IMIĘ I NAZWISKO, STANOWISKO], zwaną dalej „Zamawiającym”, a [IMIĘ I NAZWISKO / NAZWA FIRMY WYKONAWCY], z siedzibą/adresem w [ADRES], NIP: [NIP], zwanym/ą dalej „Wykonawcą”. 1. Przedmiotem umowy jest świadczenie przez Wykonawcę usług fotograficznych i/lub filmowych (wideo) podczas wydarzenia pod nazwą [NAZWA WYDARZENIA], które odbędzie się w dniu/dniach [DATA WYDARZENIA] w [NAZWA OBIEKTU / MIEJSCE], zgodnie z zakresem opisanym w §2. 2. Wykonawca oświadcza, że posiada odpowiednie kwalifikacje, sprzęt oraz doświadczenie niezbędne do prawidłowej realizacji przedmiotu umowy, a w przypadku wykorzystania drona — aktualne uprawnienia operatora bezzałogowego statku powietrznego (UAVO) oraz ubezpieczenie OC z tego tytułu.

§2. Zakres usług

1. Wykonawca zobowiązuje się do realizacji następujących usług (właściwe zaznaczyć/uzupełnić): a) fotografia reportażowa z przebiegu wydarzenia w godzinach [OD] – [DO], w liczbie minimum [___] zdjęć po selekcji i obróbce; b) sesja/fotografia scenowa (mówcy, panele, wręczenie nagród) — [___] zdjęć; c) materiał wideo — relacja/aftermovie o długości [___] minut, w rozdzielczości [4K/Full HD]; d) transmisja/nagranie na żywo (live streaming) na platformie [___] — TAK / NIE; e) zdjęcia/ujęcia z drona — TAK / NIE, wyłącznie za zgodą zarządcy obiektu i zgodnie z obowiązującymi przepisami lotniczymi; f) fotobudka / inne atrakcje dodatkowe — [OPIS]. 2. Wykonawca zapewnia własny sprzęt fotograficzny/filmowy, oświetlenie, akumulatory zapasowe oraz minimum [___] osoby obsługujące realizację w dniu wydarzenia. 3. Wszelkie zmiany zakresu usług wymagają formy pisemnej (w tym e-mailowej) pod rygorem nieważności oraz mogą skutkować zmianą wynagrodzenia określonego w §4.

§3. Termin, miejsce i harmonogram realizacji

1. Usługa zostanie zrealizowana w dniu/dniach [DATA] w godzinach [GODZINA ROZPOCZĘCIA] – [GODZINA ZAKOŃCZENIA], w miejscu: [PEŁNY ADRES OBIEKTU]. 2. Wykonawca zobowiązany jest do stawienia się na miejscu realizacji nie później niż [___] minut przed rozpoczęciem wydarzenia w celu przygotowania sprzętu. 3. Zamawiający zobowiązuje się zapewnić Wykonawcy: wstęp na teren obiektu, akredytację, miejsce do przechowywania sprzętu oraz — w przypadku wydarzeń trwających powyżej [___] godzin — wyżywienie na zasadach analogicznych jak dla pozostałych podwykonawców. 4. Szczegółowy harmonogram (run-of-show) z zaznaczeniem kluczowych momentów do udokumentowania (np. wystąpienia VIP, wręczenie nagród, networking) zostanie przekazany Wykonawcy najpóźniej [___] dni przed wydarzeniem i stanowi Załącznik nr 1 do umowy.

§4. Wynagrodzenie i warunki płatności

1. Za wykonanie przedmiotu umowy Zamawiający zapłaci Wykonawcy łączne wynagrodzenie w wysokości [KWOTA] zł netto/brutto (słownie: [___] złotych) [+ VAT wg obowiązującej stawki, jeśli Wykonawca jest czynnym podatnikiem VAT]. 2. Płatność nastąpi w następujący sposób: a) zadatek* w wysokości [___] % wynagrodzenia (tj. [KWOTA] zł) płatny w terminie [___] dni od podpisania umowy, na podstawie faktury pro forma; b) pozostała część wynagrodzenia płatna w terminie [___] dni od dnia realizacji usługi / od dnia przekazania materiałów finalnych, na podstawie faktury VAT wystawionej przez Wykonawcę. *Strony wskazują wyraźnie, czy wpłata stanowi zadatek w rozumieniu art. 394 Kodeksu cywilnego, czy zaliczkę — patrz omówienie w sekcji kluczowych klauzul. 3. Dodatkowe usługi wykraczające poza zakres z §2 (nadgodziny, dodatkowe wydruki, dodatkowy montaż) rozliczane są według cennika stanowiącego Załącznik nr 2, po uprzedniej akceptacji Zamawiającego. 4. Za każdy dzień opóźnienia w płatności Wykonawcy przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych.

§5. Prawa autorskie i pola eksploatacji

1. Wykonawcy przysługują autorskie prawa majątkowe i osobiste do materiałów fotograficznych i wideo wykonanych w ramach niniejszej umowy, zgodnie z ustawą z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych. 2. Z chwilą zapłaty pełnego wynagrodzenia Wykonawca udziela Zamawiającemu [niewyłącznej / wyłącznej] licencji, bez ograniczeń terytorialnych i czasowych, na korzystanie z materiałów na następujących polach eksploatacji: a) utrwalanie i zwielokrotnianie dowolną techniką (drukiem, cyfrowo); b) publikacja w internecie, w tym na stronie www i profilach w mediach społecznościowych Zamawiającego oraz jego partnerów/sponsorów; c) wykorzystanie w materiałach marketingowych, reklamowych i promocyjnych (foldery, roll-upy, prezentacje); d) wykorzystanie w materiałach prasowych i dla mediów relacjonujących wydarzenie; e) archiwizacja na potrzeby wewnętrzne Zamawiającego. 3. Licencja obejmuje prawo do dokonywania kadrowania, retuszu podstawowego oraz łączenia materiałów z innymi utworami (np. grafiką, muzyką w przypadku wideo), z zastrzeżeniem poszanowania integralności utworu. 4. Wykonawca zachowuje prawo do wykorzystania materiałów we własnym portfolio oraz materiałach promocyjnych, chyba że Zamawiający zastrzeże inaczej pisemnie ze względu na poufność wydarzenia — w takim przypadku strony ustalają odrębne wynagrodzenie za przeniesienie pełni praw bez zastrzeżenia portfolio. 5. Przeniesienie licencji na osoby trzecie (np. na klienta Zamawiającego, jeśli Zamawiający działa jako agencja) wymaga wyraźnego wskazania w niniejszej umowie lub odrębnej pisemnej zgody Wykonawcy.

§6. Termin i sposób dostarczenia materiałów

1. Wykonawca zobowiązuje się dostarczyć: a) podgląd/selekcję roboczą zdjęć (bez pełnej obróbki) w terminie [___] godzin od zakończenia wydarzenia — kanałem [np. link do galerii online]; b) materiały fotograficzne finalne (po selekcji i obróbce) w terminie [___] dni roboczych od dnia wydarzenia; c) materiał wideo (relacja/aftermovie) w terminie [___] dni roboczych od dnia wydarzenia. 2. Materiały zostaną przekazane w formacie [JPG w rozdzielczości do druku / RAW na dodatkowe życzenie / MP4 4K] za pośrednictwem [chmura / dysk zewnętrzny / WeTransfer], z dostępem do pobrania przez minimum [___] dni od udostępnienia. 3. Wykonawca zobowiązuje się do przechowywania kopii zapasowej materiałów źródłowych przez okres minimum [___] dni od dnia wydarzenia, na wypadek utraty plików przez Zamawiającego. 4. Za każdy dzień opóźnienia w dostarczeniu materiałów ponad terminy wskazane w ust. 1, Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną w wysokości [___] % wynagrodzenia brutto za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia, nie więcej jednak niż [___] % wynagrodzenia łącznie.

§7. Odpowiedzialność, zastępstwo i siła wyższa

1. W przypadku niemożności realizacji usługi przez Wykonawcę z przyczyn losowych (choroba, wypadek), Wykonawca zobowiązany jest niezwłocznie, nie później niż [___] godzin przed wydarzeniem, zapewnić zastępstwo osoby o porównywalnych kwalifikacjach, po akceptacji kandydatury przez Zamawiającego. 2. W przypadku niezapewnienia zastępstwa zgodnie z ust. 1, Zamawiającemu przysługuje prawo odstąpienia od umowy w części niezrealizowanej wraz z pełnym zwrotem dokonanych wpłat, bez dodatkowych roszczeń Wykonawcy. 3. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za utratę, uszkodzenie lub wadliwość materiałów powstałą z jego winy, w tym za brak wykonania kopii zapasowej w trakcie realizacji usługi. 4. Żadna ze stron nie ponosi odpowiedzialności za niewykonanie lub nienależyte wykonanie umowy spowodowane siłą wyższą (np. klęski żywiołowe, decyzje administracyjne, stany nadzwyczajne), o ile niezwłocznie poinformuje drugą stronę o wystąpieniu takiej okoliczności. 5. Odwołanie wydarzenia przez Zamawiającego na mniej niż [___] dni przed jego terminem skutkuje zatrzymaniem przez Wykonawcę wpłaconego zadatku/zaliczki w wysokości [___] % wynagrodzenia, tytułem pokrycia kosztów rezerwacji terminu.

§8. Wizerunek uczestników i ochrona danych osobowych (RODO)

1. Zamawiający oświadcza, że posiada podstawę prawną do przetwarzania wizerunku uczestników wydarzenia utrwalonego przez Wykonawcę (np. zgoda uczestników zawarta w regulaminie wydarzenia, informacja o fotorelacji przy rejestracji, klauzula informacyjna wyeksponowana przy wejściu) i zwalnia Wykonawcę z odpowiedzialności w tym zakresie, o ile Wykonawca działa zgodnie z otrzymanymi wytycznymi. 2. Wykonawca zobowiązuje się do wyraźnego oznaczenia stref, w których prowadzona jest rejestracja (np. tabliczki „trwa fotorelacja”), oraz do respektowania zgłoszonych przez uczestników sprzeciwów wobec utrwalania ich wizerunku (np. poprzez opaskę „no photo”, jeśli Zamawiający wprowadził taki system). 3. Strony, jako niezależni administratorzy danych osobowych, zobowiązują się przetwarzać dane osobowe (w tym wizerunek) zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) oraz ustawą o ochronie danych osobowych. 4. Dane kontaktowe stron podane w umowie będą przetwarzane wyłącznie w celu realizacji i rozliczenia niniejszej umowy.

§9. Postanowienia końcowe

1. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają formy pisemnej (w tym elektronicznej, e-mail) pod rygorem nieważności. 2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego oraz ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych. 3. Ewentualne spory wynikłe na tle wykonania umowy strony zobowiązują się rozstrzygać polubownie, a w przypadku braku porozumienia — poddają je pod rozstrzygnięcie sądu właściwego miejscowo dla siedziby Zamawiającego. 4. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron / w formie elektronicznej z podpisami kwalifikowanymi obu stron. [MIEJSCOWOŚĆ], dnia [DATA] _______________________ _______________________ Zamawiający Wykonawca