Umowa z tłumaczem symultanicznym — wzór

§1. Strony umowy

Umowa zawarta w dniu [DATA] w [MIEJSCOWOŚĆ] pomiędzy: [NAZWA FIRMY], z siedzibą w [ADRES], NIP [___], reprezentowaną przez [IMIĘ I NAZWISKO], zwaną dalej „Zamawiającym”, a [IMIĘ I NAZWISKO TŁUMACZA / NAZWA FIRMY TŁUMACZENIOWEJ], z siedzibą/zamieszkałym w [ADRES], NIP/PESEL [___], zwanym dalej „Wykonawcą” lub „Tłumaczem”, zwanymi łącznie „Stronami”.

§2. Przedmiot umowy

Przedmiotem umowy jest świadczenie przez Wykonawcę usługi tłumaczenia symultanicznego podczas wydarzenia pn. [NAZWA WYDARZENIA], które odbędzie się w dniu/dniach [DATA] w godzinach [OD]–[DO] w [NAZWA OBIEKTU, MIASTO], zwanego dalej „Wydarzeniem”. Usługa obejmuje tłumaczenie ustne w czasie rzeczywistym, świadczone w kabinie tłumaczeniowej przy użyciu sprzętu do tłumaczenia symultanicznego, zgodnie ze szczegółami określonymi w §3–§6 niniejszej umowy.

§3. Język i tryb pracy

Tłumaczenie odbywa się z języka [JĘZYK ŹRÓDŁOWY] na język [JĘZYK DOCELOWY] (tryb jednokierunkowy / tryb dwukierunkowy — niepotrzebne skreślić). W przypadku trybu dwukierunkowego Wykonawca zapewnia tłumaczenie również z sali na scenę (np. pytania z publiczności, dyskusja panelowa). Zamawiający wskazuje w załączniku nr 1 szczegółową agendę Wydarzenia wraz z podziałem na bloki tematyczne wymagające tłumaczenia. Zmiana pary językowej lub dodanie kolejnego języka po podpisaniu umowy wymaga pisemnego aneksu i może wiązać się z dodatkowym wynagrodzeniem.

§4. Kabina i sprzęt techniczny

Kabinę tłumaczeniową oraz sprzęt do tłumaczenia symultanicznego (nadajnik, odbiorniki/słuchawki dla uczestników, mikrofony, pulpit tłumacza) zapewnia [ZAMAWIAJĄCY / WYKONAWCA — niepotrzebne skreślić], na własny koszt, zgodnie z normą ISO 4043 (kabiny mobilne) lub ISO 2603 (kabiny stałe), w szczególności w zakresie izolacji akustycznej, widoczności mówcy, ekranu prezentacji i sceny oraz wentylacji. Obsługę techniczną sprzętu w trakcie Wydarzenia zapewnia [___]. Wykonawca zastrzega prawo do odmowy rozpoczęcia pracy bez utraty prawa do wynagrodzenia, jeżeli udostępniona kabina lub sprzęt nie spełniają minimalnych standardów umożliwiających rzetelne wykonanie usługi, o czym niezwłocznie poinformuje Zamawiającego.

§5. Zespół tłumaczy, czas pracy i przerwy

Ze względu na wysokie obciążenie poznawcze związane z tłumaczeniem symultanicznym, usługę świadczy zespół [LICZBA] tłumaczy na parę językową, pracujących w systemie rotacyjnym ze zmianą co [20–30] minut. Dniówka robocza wynosi do [___] godzin, z przerwami wskazanymi w agendzie (załącznik nr 1). Praca w wymiarze przekraczającym [___] godzin dziennie lub bez planowanych przerw wymaga zgody Wykonawcy i uprawnia do wynagrodzenia w wysokości [___]% stawki podstawowej za każdą rozpoczętą godzinę nadgodzin. Zamawiający zapewnia tłumaczom dostęp do wody, miejsca do odpoczynku w przerwach oraz — w przypadku Wydarzeń całodniowych — posiłku.

§6. Materiały przygotowawcze i glosariusz

Zamawiający zobowiązuje się dostarczyć Wykonawcy nie później niż [5–7] dni roboczych przed Wydarzeniem: szczegółową agendę, prezentacje (slajdy) prelegentów, listę mówców wraz z afiliacjami, materiały wideo z tekstem lektorskim/napisami (jeśli dotyczy) oraz glosariusz terminologii branżowej lub firmowej, o ile taki istnieje. W przypadku dostarczenia materiałów po tym terminie Wykonawca nie gwarantuje pełnej jakości tłumaczenia terminologii specjalistycznej i nie ponosi z tego tytułu odpowiedzialności. Wykonawca zobowiązuje się wykorzystywać materiały wyłącznie w celu przygotowania do Wydarzenia i nie udostępniać ich osobom trzecim.

§7. Wynagrodzenie i warunki płatności

Za wykonanie usługi Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie w wysokości [KWOTA] netto/brutto za [dniówkę / blok godzinowy / tłumacza], powiększone o podatek VAT zgodnie z obowiązującymi przepisami. Wynagrodzenie obejmuje dojazd na terenie [MIASTO/REGION] — dojazd poza wskazany obszar oraz ewentualny nocleg rozliczane są dodatkowo według stawek: [___]. Płatność nastąpi przelewem na rachunek bankowy Wykonawcy w terminie [___] dni od dnia wystawienia faktury/rachunku, na podstawie protokołu wykonania usługi podpisanego przez obie Strony.

§8. Poufność i RODO

Wykonawca zobowiązuje się do zachowania w poufności wszelkich informacji, do których uzyskał dostęp w związku z wykonywaniem usługi tłumaczenia, w tym treści prezentacji, danych finansowych i handlowych, także po zakończeniu Wydarzenia i rozwiązaniu umowy. Nagrywanie, streamowanie lub udostępnianie tłumaczenia poza salę Wydarzenia wymaga odrębnej pisemnej zgody Wykonawcy i odrębnego wynagrodzenia (§9). W zakresie, w jakim w związku z wykonywaniem umowy dochodzi do przetwarzania danych osobowych, Strony zawierają umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych zgodnie z art. 28 RODO (załącznik nr 2) lub — jeśli Wykonawca przetwarza dane we własnym zakresie jako administrator — działają jako niezależni administratorzy.

§9. Prawa autorskie i wykorzystanie nagrań

Tłumaczenie ustne świadczone na żywo nie jest utrwalane ani udostępniane bez odrębnej zgody Wykonawcy. Jeżeli Zamawiający planuje nagranie audio/wideo z torem tłumaczenia symultanicznego (np. do publikacji na stronie internetowej, w mediach społecznościowych lub jako materiał szkoleniowy), zobowiązany jest poinformować o tym Wykonawcę przed Wydarzeniem i uzyskać jego pisemną zgodę na wykorzystanie nagrania w określonym zakresie, polach eksploatacji i czasie, za dodatkowym wynagrodzeniem w wysokości [___]. Brak takiej zgody uprawnia Wykonawcę do żądania usunięcia nagrania z publikacji oraz naprawienia poniesionej szkody.

§10. Odpowiedzialność, siła wyższa i odwołanie zlecenia

Wykonawca ponosi odpowiedzialność za rzetelne i staranne wykonanie usługi zgodnie z aktualną wiedzą i standardami zawodowymi tłumacza konferencyjnego, nie odpowiada natomiast za treść merytoryczną wypowiedzi mówców ani za skutki błędów wynikających z niedostarczenia lub spóźnionego dostarczenia materiałów przez Zamawiającego (§6). W przypadku odwołania zlecenia przez Zamawiającego: powyżej [14] dni przed Wydarzeniem — bez opłat; w terminie [7–14] dni — [50]% wynagrodzenia; poniżej [7] dni lub w dniu Wydarzenia — [100]% wynagrodzenia. W razie niemożności wykonania usługi z przyczyn siły wyższej (klęska żywiołowa, stan wyjątkowy, choroba uniemożliwiająca pracę) żadna ze Stron nie ponosi odpowiedzialności odszkodowawczej, a Wykonawca dołoży starań, by zapewnić zastępstwo o równoważnych kwalifikacjach.

§11. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową zastosowanie mają przepisy Kodeksu cywilnego. Wszelkie zmiany umowy wymagają formy pisemnej lub dokumentowej (e-mail) pod rygorem nieważności. Ewentualne spory Strony będą starały się rozwiązać polubownie, a w przypadku braku porozumienia — poddadzą je pod rozstrzygnięcie sądu właściwego dla siedziby Zamawiającego. Umowę sporządzono w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej ze Stron. [MIEJSCOWOŚĆ], [DATA] _____________________ _____________________ Zamawiający Wykonawca (Tłumacz)