BEO (Banquet Event Order) — wzór

1. Dane podstawowe wydarzenia

Nazwa wydarzenia: [NAZWA WYDARZENIA] Rodzaj wydarzenia: [np. konferencja / gala / event integracyjny / bankiet / wesele firmowe] Data wydarzenia: [DATA] Godziny wynajmu sali: od [GODZINA] do [GODZINA] Miejsce / obiekt: [NAZWA OBIEKTU], [ADRES] Sala/sale: [NAZWA SALI], powierzchnia [___] m², pojemność maksymalna [___] osób Zamawiający (Klient): [NAZWA FIRMY / IMIĘ I NAZWISKO], NIP [___], adres [___] Osoba kontaktowa ze strony Zamawiającego: [IMIĘ I NAZWISKO], tel. [___], e-mail [___] Osoba kontaktowa ze strony Obiektu/Organizatora: [IMIĘ I NAZWISKO], tel. [___], e-mail [___] Numer referencyjny BEO: [NR/DATA] Wersja dokumentu: [___] z dnia [DATA] — każda kolejna wersja BEO anuluje i zastępuje poprzednią; obowiązuje wersja z najpóźniejszą datą podpisaną przez obie strony.

2. Harmonogram minutowy

[GODZINA] – wjazd ekip technicznych, rozpoczęcie montażu [GODZINA] – dostarczenie i ustawienie scenografii/oznakowania [GODZINA] – próba techniczna / sound check [GODZINA] – room ready — gotowość sali, ostatnia kontrola przed wejściem gości [GODZINA] – wejście gości / rejestracja [GODZINA] – rozpoczęcie części oficjalnej/programu [GODZINA] – przerwa kawowa nr 1 [GODZINA] – lunch / obiad [GODZINA] – przerwa kawowa nr 2 [GODZINA] – zakończenie części merytorycznej [GODZINA] – rozpoczęcie części bankietowej/wieczornej [GODZINA] – zakończenie wydarzenia, wyjście gości [GODZINA] – demontaż i opróżnienie sali — do godziny [___] Uwaga: godziny w harmonogramie są wiążące dla obu stron. Zmiana któregokolwiek punktu wymaga aktualizacji BEO i pisemnej akceptacji Zamawiającego oraz Obiektu/Organizatora.

3. Ustawienie sali i scenografia

Typ ustawienia: [teatralne / szkolne / bankietowe – stoły okrągłe / U-kształt / cocktail / inne: ___] Liczba stołów: [___] szt., liczba krzeseł: [___] szt. Scena: wymiary [___] x [___] m, wysokość [___] cm, podest [TAK/NIE] Stół prezydialny / stanowisko mówcy: [OPIS] Recepcja/rejestracja gości: lokalizacja [___], liczba stanowisk [___] Oznakowanie i szyldy: [LISTA — kierunkowskazy, roll-upy, tabliczka z nazwą sali] Dekoracje/kwiaty: [OPIS, DOSTAWCA: ___] Szatnia: [TAK/NIE], liczba miejsc [___] Parking dla gości/VIP: [LICZBA MIEJSC], lokalizacja [___] Plan sali (rzut techniczny) — załącznik nr [___] do niniejszego BEO.

4. Menu, catering i przerwy kawowe

Forma serwisu: [bufet / serwis kelnerski / stacje live cooking / catering pudełkowy] Pakiet menu: [NAZWA PAKIETU], cena za osobę: [KWOTA] zł netto/brutto Przystawki: [LISTA] Danie główne: [LISTA — wersja mięsna / wegetariańska / wegańska] Deser: [LISTA] Napoje: [LISTA], serwowanie alkoholu: [TAK/NIE — zasady i godziny serwowania] Diety specjalne i alergeny: wegetariańskie [___] porcji, wegańskie [___], bezglutenowe [___], inne [___] — zgłoszone do dnia [DATA] Przerwa kawowa nr 1: godz. [___], lokalizacja [___], skład: [kawa/herbata/woda/przekąski] Przerwa kawowa nr 2: godz. [___], skład: [___] Termin ostatecznego potwierdzenia menu i diet specjalnych: do [DATA], godz. [___].

5. Technika eventowa (nagłośnienie, oświetlenie, multimedia)

Nagłośnienie: [LICZBA I TYP GŁOŚNIKÓW]; mikrofony: [___] bezprzewodowe / [___] przewodowe / [___] krawatowe Oświetlenie: [OPIS — sceniczne, punktowe, efekty specjalne] Ekran/projekcja: wymiary [___], rzutnik [TAK/NIE], LED wall [TAK/NIE, wymiary ___] Streaming/transmisja online: [TAK/NIE], platforma [___], osoba odpowiedzialna [___] Zasilanie: moc wymagana [___] kW, liczba gniazd/rozdzielni [___], lokalizacja przyłączy [___] Ekipa techniczna: firma [NAZWA], osoba kontaktowa [___], tel. [___], liczba osób na miejscu [___] Czas montażu: od [GODZINA] dnia [DATA]; czas demontażu: do [GODZINA] dnia [DATA] Próba techniczna (sound check/rehearsal): godz. [___] Materiały multimedialne (prezentacje, filmy) — termin dostarczenia: do [DATA], format: [___].

6. Gwarantowana liczba osób (GTD) i rozliczenia

Szacowana liczba uczestników: [___] osób Gwarantowana liczba osób (GTD – guarantee): [___] osób Termin ostatecznego potwierdzenia GTD: do [DATA], godz. [___] ([___] dni roboczych przed wydarzeniem) Zasada rozliczenia: rozliczenie następuje według liczby GTD lub liczby faktycznie obsłużonych gości — w zależności od tego, która wartość jest wyższa Dopuszczalne odchylenie bez dodatkowych opłat: +/- [___]% względem GTD, zgłoszone do [DATA] Koszt dostawienia dodatkowego nakrycia/miejsca ponad GTD: [KWOTA] zł/os. Zadatek/przedpłata: [KWOTA] zł, termin wpłaty: do [DATA] Termin i forma ostatecznego rozliczenia: [OPIS — np. faktura VAT w terminie 7 dni od wydarzenia, płatność przelewem 14 dni].

7. Kontakty i osoby odpowiedzialne

Event Manager / Koordynator wydarzenia (Obiekt): [IMIĘ I NAZWISKO], tel. [___], e-mail [___] Kierownik gastronomii/cateringu: [IMIĘ I NAZWISKO], tel. [___] Kierownik techniczny (AV): [IMIĘ I NAZWISKO], tel. [___] Ochrona/portiernia obiektu: tel. [___] Osoba decyzyjna ze strony Zamawiającego (obecna na miejscu w dniu wydarzenia): [IMIĘ I NAZWISKO], tel. [___] Kontakt awaryjny (dostępny 24h): [___] Recepcja obiektu: tel. [___].

8. Uwagi dodatkowe, zmiany i zatwierdzenie dokumentu

Dodatkowe wymagania (dostęp dla osób z niepełnosprawnościami, zwierzęta, przepisy ppoż., polisa OC organizatora): [OPIS] Cut-off na zmiany w niniejszym BEO: do [DATA], godz. [___] — zmiany zgłoszone po tym terminie mogą wiązać się z dodatkową opłatą lub brakiem możliwości realizacji. Dystrybucja dokumentu: kopie BEO otrzymują: [LISTA — Zamawiający, Event Manager, Kuchnia, Technika, Ochrona, Recepcja] Niniejszy BEO stanowi dokument roboczy/operacyjny i nie zastępuje umowy głównej ani jej załączników; w razie sprzeczności zapisów pierwszeństwo mają postanowienia umowy. Zatwierdzenie: Ze strony Zamawiającego: [IMIĘ I NAZWISKO, PODPIS, DATA] Ze strony Obiektu/Organizatora: [IMIĘ I NAZWISKO, PODPIS, DATA]