RFP — zapytanie ofertowe do obiektu — wzór

§1. Dane zamawiającego

Firma/Organizacja: [NAZWA FIRMY] Adres siedziby: [ADRES] NIP: [NIP] Osoba kontaktowa: [IMIĘ I NAZWISKO] Stanowisko: [STANOWISKO] Telefon: [NUMER TELEFONU] E-mail: [ADRES E-MAIL] Niniejsze zapytanie ofertowe (RFP) kierujemy do Państwa obiektu w celu uzyskania oferty na organizację wydarzenia opisanego poniżej. Prosimy o przesłanie odpowiedzi w formie pisemnej (e-mail) zgodnie z zakresem wskazanym w §8.

§2. Charakterystyka wydarzenia

Rodzaj wydarzenia: [KONFERENCJA / SZKOLENIE / GALA / KONWENCJA / INNE — WPISZ] Nazwa/temat wydarzenia (jeśli dotyczy): [___] Szacowana liczba uczestników: [LICZBA] osób (widełki: od [MIN] do [MAX]) Charakter grupy: [B2B / B2C / WEWNĘTRZNE FIRMOWE / OTWARTE] Krótki opis przebiegu (agenda ramowa): [np. rejestracja 9:00–9:30, sesja plenarna 9:30–12:00, przerwa obiadowa, warsztaty równoległe, część wieczorna] Prosimy o wskazanie, czy Państwa obiekt jest w stanie obsłużyć wydarzenie o powyższej charakterystyce w pełnym zakresie, czy wymaga to zaangażowania podwykonawców zewnętrznych (np. firmy cateringowej, agencji technicznej).

§3. Termin i elastyczność daty

Preferowany termin główny: [DATA] (godziny: od [GODZINA] do [GODZINA]) Alternatywne terminy (jeśli data główna niedostępna): [DATA 2], [DATA 3] Czy dopuszczają Państwo elastyczność terminu w zamian za korzystniejszą stawkę (np. dni robocze zamiast weekendu)? [TAK/NIE] Prosimy o potwierdzenie dostępności sali/obiektu w każdym ze wskazanych terminów oraz — jeśli to możliwe — o wskazanie różnicy w cenie pomiędzy poszczególnymi datami.

§4. Wymagania dotyczące przestrzeni i sali

Wymagana powierzchnia/pojemność sali głównej: min. [LICZBA] m² / dla [LICZBA] osób Układ sali: [TEATRALNY / SZKOLNY / BANKIETOWY / U-KSZTAŁTNY / KLASTRY] Liczba wymaganych sal dodatkowych (breakout rooms): [LICZBA] Dostępność światła dziennego: [WYMAGANE / BEZ ZNACZENIA] Parking: [LICZBA] miejsc dla gości / [LICZBA] miejsc dla dostawców/ekipy technicznej Dostępność dla osób z niepełnosprawnościami: [WYMAGANA — WINDA, PODJAZDY, TOALETY DOSTOSOWANE] Możliwość odrębnego wejścia/rejestracji uczestników: [TAK/NIE] Prosimy o przesłanie rzutu sali (floor plan) z wymiarami oraz zdjęć aktualnego stanu wnętrza.

§5. Wymagania cateringowe

Rodzaj usługi: [PRZERWY KAWOWE / LUNCH / KOLACJA GALOWA / FULL DAY PACKAGE] Liczba przerw kawowych: [LICZBA], w tym forma: [BUFET STOJĄCY / SERWIS PRZY STOLIKACH] Forma posiłku głównego: [BUFET / SERWIS KELNERSKI / MENU DEGUSTACYJNE] Wymagania dietetyczne: opcje wegetariańskie [LICZBA] os., wegańskie [LICZBA] os., bezglutenowe [LICZBA] os., inne: [___] Opcja alkoholowa: [TAK — OPEN BAR / TAK — LIMITOWANY / NIE] Budżet per capita (orientacyjny): [KWOTA] zł netto/os. Prosimy o przesłanie przykładowego menu w podanym budżecie wraz z możliwością personalizacji pod dietę i charakter wydarzenia.

§6. Wymagania techniczne (AV i infrastruktura)

Nagłośnienie: [SYSTEM LINE ARRAY / MIKROFONY BEZPRZEWODOWE — LICZBA] Projekcja/ekran: [LICZBA] ekranów, rozdzielczość min. [___], projektor/telebim LED Oświetlenie sceniczne: [WYMAGANE / PODSTAWOWE WYSTARCZY] Streaming/transmisja online: [TAK — LICZBA KAMER / NIE] Internet: łącze WiFi dla [LICZBA] jednoczesnych użytkowników, przepustowość min. [___] Mb/s, opcja łącza kablowego dla ekipy produkcyjnej [TAK/NIE] Rejestracja uczestników: system RFID/QR [TAK/NIE], liczba stanowisk rejestracyjnych: [LICZBA] Obsługa techniczna na miejscu: [WYMAGANA PRZEZ CAŁY CZAS TRWANIA WYDARZENIA] Prosimy o wskazanie, czy wymieniony sprzęt jest własnością obiektu, czy wymaga wynajmu zewnętrznego, oraz o podanie cen jednostkowych poszczególnych elementów.

§7. Zakwaterowanie i dodatkowe usługi (jeśli dotyczy)

Liczba wymaganych pokoi: [LICZBA] (w tym pojedynczych: [LICZBA], dwuosobowych: [LICZBA]) Termin zakwaterowania: noc z [DATA] na [DATA] Śniadanie wliczone: [TAK/NIE] Usługi dodatkowe: transfer z/na lotnisko [TAK/NIE], strefa relaksu/SPA [TAK/NIE], atrakcje integracyjne [TAK/NIE — OPISZ] Możliwość rezerwacji puli pokojowej (room block) z kodem rezerwacyjnym dla uczestników: [TAK/NIE] Prosimy o podanie stawki za dobę hotelową w ramach niniejszego wydarzenia oraz warunków anulacji pojedynczych rezerwacji przez uczestników.

§8. Kryteria oceny ofert i termin odpowiedzi

Oferty będą oceniane według następujących kryteriów (w kolejności ważności): 1. Cena całkowita (rozbita na poszczególne pozycje zgodnie z §4–§7) — waga [___]% 2. Dostępność w preferowanym terminie — waga [___]% 3. Zakres i jakość wyposażenia technicznego — waga [___]% 4. Referencje / doświadczenie w obsłudze wydarzeń o podobnej skali — waga [___]% 5. Elastyczność warunków (możliwość zmian, polityka anulacji) — waga [___]% Termin nadsyłania ofert: do [DATA], godz. [GODZINA] Forma odpowiedzi: e-mail na adres [ADRES E-MAIL] z kompletną wyceną w formacie PDF Termin związania ofertą: minimum [LICZBA] dni od daty złożenia Planowany termin decyzji i podpisania umowy: [DATA] Zastrzegamy sobie prawo do przeprowadzenia wizji lokalnej wybranych obiektów przed podjęciem ostatecznej decyzji oraz do negocjacji warunków z oferentami, których propozycje uznamy za najkorzystniejsze. Niniejsze zapytanie nie stanowi oferty w rozumieniu Kodeksu cywilnego i nie zobowiązuje zamawiającego do zawarcia umowy z żadnym z oferentów.