Zgoda na wykorzystanie wizerunku uczestnika — wzór

Zgoda na wykorzystanie wizerunku to dokument, który organizator eventu powinien zebrać od każdego uczestnika, zanim opublikuje zdjęcia lub nagrania z wydarzenia w mediach społecznościowych, na stronie www czy w materiałach promocyjnych. Poniższy wzór łączy wymogi ustawy o prawie autorskim (art. 81) z obowiązkiem informacyjnym RODO.

Darmowy wzór — bez rejestracji

1. Dane uczestnika i organizatora wydarzenia

Ja, niżej podpisany/a: Imię i nazwisko: [IMIĘ I NAZWISKO UCZESTNIKA] Adres zamieszkania (opcjonalnie): [ADRES] zwany/a dalej „Uczestnikiem”, w związku z udziałem w wydarzeniu pn. [NAZWA WYDARZENIA], organizowanym przez [NAZWA FIRMY] z siedzibą w [MIASTO] przy ul. [ADRES], NIP: [NIP], zwanym dalej „Organizatorem”, które odbędzie się w dniu [DATA] w [MIEJSCE / NAZWA OBIEKTU], oświadczam, co następuje.

2. Przedmiot zgody

Wyrażam nieodpłatną / odpłatną* zgodę na utrwalanie mojego wizerunku przez Organizatora oraz osoby przez niego upoważnione (fotografów, operatorów, agencję [NAZWA AGENCJI]) w formie fotografii, nagrań wideo oraz transmisji na żywo podczas wydarzenia, o którym mowa w pkt 1, a także na jego rozpowszechnianie w zakresie wskazanym w pkt 3. *niepotrzebne skreślić — jeżeli udział w evencie wiąże się z wynagrodzeniem za wykorzystanie wizerunku (np. prelegent, model, ambasador marki), należy wskazać kwotę: [KWOTA] zł netto/brutto oraz termin płatności: [___].

3. Zakres i pola eksploatacji

Zgoda obejmuje wykorzystanie wizerunku Uczestnika w następujących celach i kanałach (zaznaczyć właściwe): ☐ strona internetowa Organizatora: [ADRES STRONY WWW] ☐ media społecznościowe (Facebook, Instagram, LinkedIn, YouTube, TikTok) — profile: [NAZWY PROFILI] ☐ materiały marketingowe i promocyjne (broszury, katalogi, prezentacje, newsletter) ☐ relacje prasowe i publikacje branżowe ☐ materiały dla partnerów i sponsorów wydarzenia: [NAZWY PARTNERÓW] ☐ archiwum wewnętrzne Organizatora (bez publikacji zewnętrznej) Zgoda nie obejmuje wykorzystania wizerunku w celach niezwiązanych z promocją i dokumentacją wydarzenia, w szczególności w reklamie produktów lub usług osób trzecich bez odrębnej, dodatkowej zgody Uczestnika.

4. Czas obowiązywania zgody i możliwość jej cofnięcia

Zgoda obowiązuje przez okres [OKRES — np. 3 lata od daty wydarzenia / czas nieokreślony, do odwołania] od dnia wydarzenia. Uczestnik może cofnąć zgodę w każdym czasie, bez podania przyczyny, przesyłając oświadczenie na adres e-mail: [E-MAIL KONTAKTOWY] lub pisemnie na adres siedziby Organizatora. Cofnięcie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wykorzystania wizerunku dokonanego przed jej cofnięciem i nie zobowiązuje Organizatora do usunięcia materiałów już opublikowanych, chyba że strony ustalą inaczej w formie pisemnej.

5. Klauzula informacyjna (RODO)

Zgodnie z art. 13 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO) informujemy, że: 1) Administratorem danych osobowych (w tym wizerunku) jest [NAZWA FIRMY] z siedzibą w [MIASTO], ul. [ADRES], NIP: [NIP], e-mail: [E-MAIL], tel.: [TELEFON]. 2) Dane będą przetwarzane w celu realizacji niniejszej zgody, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda osoby, której dane dotyczą). 3) Odbiorcami danych mogą być podmioty świadczące usługi na rzecz Organizatora (agencje marketingowe, dostawcy platform social media, firmy hostingowe), na podstawie zawartych umów powierzenia przetwarzania danych. 4) Dane będą przechowywane przez okres wskazany w pkt 4; materiały opublikowane w mediach społecznościowych mogą pozostać dostępne dłużej ze względu na specyfikę tych platform i mechanizmy ich działania. 5) Uczestnikowi przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia oraz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. 6) Podanie danych i wyrażenie zgody jest dobrowolne, a jej niewyrażenie nie wpływa na możliwość udziału w wydarzeniu, chyba że regulamin wydarzenia stanowi inaczej.

6. Zgoda w przypadku osób niepełnoletnich

W przypadku Uczestnika, który nie ukończył 18. roku życia, niniejszą zgodę wyraża i podpisuje jego przedstawiciel ustawowy (rodzic/opiekun prawny): Imię i nazwisko przedstawiciela: [IMIĘ I NAZWISKO] Podstawa przedstawicielstwa (rodzic/opiekun prawny): [___] Dane kontaktowe przedstawiciela: [E-MAIL / TELEFON] Przedstawiciel ustawowy może ograniczyć zgodę wyłącznie do zdjęć i nagrań grupowych, bez zbliżeń umożliwiających identyfikację wizerunku dziecka — odpowiednią adnotację należy nanieść w pkt 3.

7. Oświadczenia końcowe i podpisy

Oświadczam, że zapoznałem/am się z treścią niniejszej zgody, rozumiem jej zakres i skutki oraz wyrażam ją dobrowolnie i świadomie. Miejscowość, data: [MIEJSCOWOŚĆ], [DATA] Podpis Uczestnika (lub przedstawiciela ustawowego): _______________________ Podpis osoby upoważnionej ze strony Organizatora: _______________________

Kluczowe klauzule — co negocjować

Zakres i pola eksploatacji wizerunku (pkt 3)

To najważniejsza klauzula całego dokumentu — decyduje, gdzie realnie mogą pojawić się zdjęcia i nagrania uczestnika. W praktyce warto zrezygnować z ogólnego sformułowania „w celach marketingowych” na rzecz listy konkretnych kanałów (strona www, wskazane profile social media, materiały dla sponsorów) zaznaczanych osobno. Zbyt szerokie, „gumowe” zapisy (dowolny sposób, na całym świecie, bezterminowo, bez ograniczeń) bywają kwestionowane jako sprzeczne z zasadą minimalizacji i trudne do obrony w razie sporu — negocjuj precyzyjną listę zamiast klauzuli-worka.

Prawo do cofnięcia zgody w każdym czasie (pkt 4)

RODO wymaga, by wycofanie zgody było równie łatwe jak jej udzielenie. Dokument powinien wskazywać konkretny, prosty kanał (adres e-mail) i jasno określać skutki: materiały już opublikowane pozostają zgodne z prawem, ale nowe wykorzystanie wizerunku po cofnięciu jest niedozwolone. Uzależnianie udziału w evencie od obowiązkowej zgody na wizerunek jest ryzykowne — zgoda musi być dobrowolna.

Czas obowiązywania zgody (pkt 4)

Brak jasno określonego okresu to częsty błąd. Lepiej wpisać konkretny czas (np. 3 lata od wydarzenia) lub świadomie zaznaczyć „czas nieokreślony, do odwołania”. Przy cyklicznych konferencjach i targach warto odnawiać zgody przy każdej kolejnej edycji, zamiast opierać się na jednej zgodzie sprzed lat.

Klauzula informacyjna RODO i podstawa przetwarzania (pkt 5)

Wizerunek jest daną osobową, więc oprócz zgody z ustawy o prawie autorskim potrzebna jest osobna podstawa przetwarzania danych osobowych (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Pominięcie pełnej klauzuli informacyjnej (administrator, cel, odbiorcy, okres przechowywania, prawa osoby) to jeden z najczęstszych błędów organizatorów i realne ryzyko odpowiedzialności administracyjnej.

Zgoda dla osób niepełnoletnich (pkt 6)

Przy eventach rodzinnych, targach edukacyjnych czy wydarzeniach z udziałem dzieci zgodę musi podpisać przedstawiciel ustawowy, nie samo dziecko. Dobrą praktyką jest dodanie opcji ograniczenia zgody wyłącznie do zdjęć grupowych, bez zbliżeń umożliwiających identyfikację twarzy dziecka.

Najczęstsze pytania

Zgodnie z art. 81 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych rozpowszechnianie wizerunku wymaga zgody, chyba że osoba stanowi jedynie szczegół całości (np. tłum na imprezie masowej) lub jest osobą powszechnie znaną fotografowaną w związku z pełnieniem funkcji publicznych. W praktyce przy konferencjach, szkoleniach i eventach firmowych bezpieczniej jest zbierać indywidualne zgody, zwłaszcza gdy publikowane będą zbliżenia, wywiady lub materiały z danymi uczestnika.
Tak, zgodę można cofnąć w dowolnym momencie, bez podawania przyczyny. Cofnięcie nie działa jednak wstecz — materiały opublikowane przed jego złożeniem pozostają zgodne z prawem, chyba że organizator zdecyduje się je dodatkowo usunąć.
Tak, ten wzór zgody na wykorzystanie wizerunku jest w pełni darmowy i można go dowolnie edytować oraz dostosować do specyfiki własnego wydarzenia, bez żadnych opłat ani licencji.
Nie. To materiał pomocniczy o charakterze edukacyjnym, a nie porada prawna. Przy eventach z udziałem dzieci, wizerunkiem osób publicznych, transmisjami na żywo lub wynagrodzeniem za wykorzystanie wizerunku zalecamy konsultację z prawnikiem lub inspektorem ochrony danych, aby dopasować zapisy do konkretnej sytuacji.
Masz już obiekt na oku?

Wyślij brief i zbierz porównywalne oferty od obiektów w kilka minut.

Otwórz Kreator Briefu →

Materiał pomocniczy, nie stanowi porady prawnej. Przy dużych budżetach skonsultuj umowę z prawnikiem.